انجام امور کاری از منزل به جای محل کار، شیوه جدیدی نیست. تحقیقات دانشگاه استنفورد نشان میدهد که دورکاری موجب افزایش چشمگیر بهرهوری میان کارکنان میشود.
با نگاهی به اطراف و شواهد فراوان بخوبی مجاب خواهید شد که دورکاری (انجام کارها و امور اداری از منزل) هوشمندانهترین استراتژی مدیریت است؛ حتی هوشمندانهتر از سپردن کارها به بخشها و ادارات خصوصی. پیش از بررسی جزئیات، این سوال مطرح میشود که چه چیزی یک استراتژی مدیریتی را هوشمند میسازد؟ بهترین تعریف هوشمند در اینجا استراتژی سادهای است که به راحتی بکار گرفته میشود که موجب افزایش درآمد و کاهش هزینهها میگردد؛ یا به عبارت دیگر افزایش سریع اما مداوم و مستمر بهره وری.
تعداد معدود و انگشت شماری از استراتژیهای مدیریتی این معیارها را دارند. مثلا میزان تولید کمتر، هزینهها را کاهش میدهد اما درآمد و سود را بکلی نابود میکند. متمرکزسازی و تمرکززدایی، هردو فرایندی زمانبر هستند. سازماندهی مجدد بیهوده و زمانبر است. درست است که سبک و سیاقهای مدیریتی در پاورپوینت و روی کاغذ بدون عیب و نقص و کامل هستند اما در واقعیت از رسیدن به آنچه که باید باز میمانند؛ به خصوص در شرایط «ساخت فرهنگ شرکتی» و «همکاری برای نوآوری بیشتر».
آنچه در این مقاله میخوانید:
نگاهی به استراتژی مدیریتی دورکاری
هرچند یک استراتژی مدیریتی با کاربرد ساده وجود دارد که بلافاصله بهره وری را افزایش داده و هزینهها را کاهش میدهد. این استراتژی چیزی نیست بجز امکان انجام کارها از خانه یا همان دورکاری به جای آنکه کارکنان مجبور باشند هرروز مسیر طولانی خانه تا محل کار را طی کنند. این دورکاری مزایای مالی فوق العاده زیر را بدنبال دارد:
دورکاری بهره وری کارکنان را افزایش میدهد
در مطالعهای که مجله هاروارد بیزینس (Harvard Business Review) انجام داد، کارکنان مرکز تلفن وب سایت جهانگردی چینی بنام سی تریپ (Ctrip) این امکان را داشتند تا به مدت نه ماه بصورت داوطلبانه به جای حاضر شدن در محیط کار در خانه کار کنند. شرکت کنندهها به دو گروه آزمایشی و گروه بازرسی تقسیم شدند. گروه بازرسی بدون هیچ گونه تغییری هرروز سرکار خود در دفتر حاضر میشدند درحالیکه روش دورکاری روی گروه آزمایشی انجام شد.
پروفسور نیکولاس بلوم (Nicholas Bloom) استاد دانشگاه استنفورد میگوید این تحقیق نشان داد:
افرادی که دورکاری میکردند 13.5 درصد تماس تلفنی بیشتری نسبت به کارکنان حاضر در اداره دریافت کردند یعنی داشتن یک روز کاری بیشتر در یک هفته برای Ctrip.
در پژوهش دیگری که موسسه آماری گالپ (Gallup) انجام داد، کارکنانی که سه تا چهار روز هفته دورکاری دارند 33 درصد بیشتر «تعهد کاری» و 15 درصد کمتر احساس «عدم تعهد» نسبت به کارکنانی داشتند که هرروز سر کار میرفتند. مطالعات متعددی دریافتهاند که افزایش تعهد و مشارکت کارکنان بهره وری آنها را بهبود میبخشد.
دورکاری نرخ جابجایی شغلی را کاهش میدهد
جابجایی شغلی هزینه بسیار بیشتر از آن حدی که افراد و حتی مدیران تصور میکنند بدنبال دارد. براساس مطالعات انجام شده، جذب نیرو، استخدام و آموزش نیروی جایگزین پس از رفتن یک کارمند تا دو سال کامل حقوق آن کارمند هزینه خواهد داشت؛ البته با این فرض که گزینه مناسب و مجربی را بیابید که باتوجه به سیر تند و تیز اقتصاد امری بسیار دشوار تلقی میشود.
در پژوهش Ctrip که در بالا به آن اشاره شد، کارکنانی که دورکاری داشتند «رضایت شغلی بسیار بالاتری» را تجربه کردند و میزان جابجایی شغلی در آنها به نصف کارکنان حاضر در محل کار رسید. نتیجه ای که به گفته دکتر بلوم «فراتر از انتظار بود».
سیاست دورکاری علاوه بر اینکه نرخ فرسایشی کارکنان را کاهش میدهد، امکان استخدام کارکنان جدید را راحت تر میکند. این امر بخصوص برای نسل هزاره مصداق مییابد. تحقیقی که دانشگاه آکرون (Akron) در سال 2018 انجام داد به این نتیجه رسید که «چهل و یک درصد از این نسل میگویند که ارتباط الکترونیکی را به ارتباط رودررو یا تلفنی ترجیح میدهند.»
دورکاری هزینههای امکانات و تسهیلات را کاهش میدهد
اخیرا دانشگاه سیدنی با بررسی 47 هزار کارمند دریافت که اگر این کارکنان در دفاتر شخصی کاملا خصوصی شان کار کنند خوشحالتر و راضیتر شده وبهره وری بیشتری خواهند داشت. البته این پژوهش یک نکته مهم را نادیده گرفت: دورکاری را بعنوان گزینه احتمالی در نظر نگرفت.
وقتی کارکنان وظایف و کارهایی که نیازمند تمرکز هستند را بدون هیچ گونه مزاحمتی که حواس شان را پرت کند از خانه و دور از محیط کار انجام میدهند، زمانی که به اداره می آیند خلوت و آرامش کمتری میطلبند. بنابراین، امکان دورکاری برای کارکنان بهترین راه برای کاهش هزینه امکانات و تاسیسات است بدون آنکه خللی به بهره وری برساند.
امتیاز کارکنانی که درخانه کار میکنند این است که خودشان مبلمان محیط کار خود را خریداری میکنند. کارکنانی که هر چندوقت یکبار در اداره کار میکنند چندان انتظار یا نیاز به تجملات و مبلمان ندارند و این یعنی همان هزینه کمتر.
تعداد روزهای ناخوشی و مرخصی استعلاجی کمتر میشود
براساس آمار اداره کار، سالانه حدود 2.8 میلیون روز کاری بخاطر غیبت از کار از بین میرود. این رقم در برخی شرکتها تا 1 میلیون دلار روزانه ضرر بدنبال خواهد داشت. در دورکاری وقتی کارکنان مریض میشوند هم باز کارشان را از داخل خانه انجام میدهند چرا که استرس رفتن به سرکار و سروکله زدن با سایر کارکنان را ندارند. مهمتر اینکه وقتی از درون خانه کارشان را انجام میدهند بیماری و میکروب را به همکاران سرایت نمیدهند؛ مشکلی که بخصوص در دفاتر و ادارات باز بسیار دردسر ساز است و یک عطسه کافی است تا میلیون ها قطره آب دهان آلوده به ویروس به بیرون پرتاب شود.
دورکاری یک روش برای فرار از آلودگی هوا نیز هست. انجمن بیماریهای ریوی آمریکا آلودگی هوا را اولین عامل خطرناک و مضر سلامتی بشر میداند. بدین ترتیب بهره وری افزایش مییابد. براساس یافتههای دفتر ملی تحقیقات اقتصادی:
میزان آلودگی بیشتر هوا بهره وری کارکنان را کاهش میدهد و تاثیرات منفی آلودگی بر بهره وری از کارهای بدنی سخت فراتر رفته به کارهای اداری و پشت میز نشین در محیطهای بسته نیز میرسد.
دورکاری هزینههای مربوط به حقوق کارکنان را کاهش میدهد
بیشترین هزینه در کسب و کارهای کوچک مربوط به پرداخت حقوق است که تا 30 درصد کل درآمد خالص یک شرکت را شامل میشود درصدی که برای استارتاپها و شرکتهای تازه تاسیسی که هنوز به درآمد نرسیدهاند بسیار بیشتر است.
یک نشریه اقتصادی آمریکایی عنوان میکند که خوشبختانه با کمک دورکاری مبلغ پرداختی به متوسط کارکنان 8 درصد کاهش مییابد. اهمیت این موضوع وقتی بیشتر درک میشود که ساعات زیادی که برای رفت و آمد هدر میرفتند صرف انجام کار دیگری میشود. هزینه 30 درصدی پرداخت حقوق و سود خالص 3 درصدی را درنظر بگیرید؛ کاهش 8 درصدی در هزینه پرداخت حقوق موجب افزایش 3 درصدی در سود خالص میشود و بهره وری را دوبرابر میکند. بخاطر داشته باشید که این رقم شامل 13 درصد بهره وری بیشتر و دیگر هزینههای کاهش یافته نامبرده نمیشود.
در مجموع واضح است که درحال حاضر هیچ استراتژی مدیریت هوشمندتری نسبت به دورکاری کارکنان وجود ندارد. شاید هم بسیار بیشتر از اینها؛ چرا که شاید رقبای شما همچنان حول این باور غیرمنطقی میچرخند که اجبار افراد به حضور هرروزه در محیط کار بیشتر جواب میدهد.