راه‌های زیادی برای ساختن یک فلوچارت وجود دارد. اگر مجموعه آفیس شما به مایکروسافت آفیس 365 متصل شده باشد، ممکن است کار سختی نداشته باشید. در این مقاله به شما خواهیم گفت که چگونه در اکسل یک فلوچارت بکشید.
مجموعه آفیس، شامل برنامه‌هایی است که ابزارهای بسیار زیادی را در اختیار شما می‌گذارد. یکی از این نرم‌افزار‌ها اکسل است که در ادامه به شما آموزش خواهیم داد که در این نرم‌افزار چگونه یک فلوچارت بکشید. حتی می‌توانید برخی قالب‌های رایگان را نیز از لینکی که قرار داده‌ایم دانلود کنید. برای کشیدن یک فلوچارت در اکسل ابتدا باید صفحه خود را با اندازه‌های مختلف خط کشی کنید. برای ساختن یک خط کشی (Grid) باید طول ستون‌های اکسل را طوری عوض کنیم که با ارتفاع ردیف‌ها برابر شود. با این کار صفحه اکسل ما شبیه به یک کاغذ گراف خواهد بود. برای اینکار با کلیک روی گوشه بالا سمت چپ و یا فشردن کلید ترکیبی Ctrl+A، تمام سلول‌ها را انتخاب کنید. سپس با راست کلیک کردن روی یکی از سلول‌ها، Column Width را انتخاب کنید.
اگر فونتی که استفاده می‌کنید، فونت پیش‌فرض اکسل باشد (Calibri, Size 11)، ارتفاع ردیف‌ها برابر با 15 نقطه یا 20 پیکسل است. برای تنظیم این عدد، باید در جلوی عبارت Column Width عدد 2.14 را تایپ کنیم.
حال باید ویژگی Snap to Grid را برای این فایل اکسل خود فعال کنیم. با این کار می‌توانید تمام اشکالی را که روی صفحه اکسل خود می‌کشید به راحتی تغییر اندازه دهید و نسبت به یکدیگر جا به جا کرده و مرتب کنید. برای فعال کردن این بخش، به تب Page Layout رفته و در بخش Arrange روی گزینه Align کلیک کرده و Snap to Grid را انتخاب کنید. وقتی آیکون این قسمت به خاکستری تغییر رنگ می‌دهد، یعنی این ویژگی فعال شده است.
اکنون باید به سراغ تنظیم بخش Page Layout برویم. شما باید صفحه خود را طوری تنظیم کنید که مرز‌های فایل شما متناسب با اشکال شما باشد. به عنوان مثال، اگر قصد دارید فلوچارت خود را در یک فایل ورد قرار دهید، باید حاشیه‌ها را طوری تنظیم کنید که اندازه دور تا دور فایل اکسل شما دقیقا مطابق با صفحه ورد شما باشد. با اینکار هیچ وقت فلوچارت هایتان از صفحه بزرگتر نخواهد بود. برای تنظیم مواردی مانند حاشیه، جهت صفحه و اندازه صفحه به تب Page Layout بروید و از تنظیمات این بخش برای تنظیم کردن انواع ویژگی‌ها و اندازه صفحه خود استفاده کنید.
حال وقت آن رسیده که ماموریت اصلی خود را انجام دهیم: کشیدن یک فلوچارت. برای این کار، قدم اول ما اصافه کردن شکل‌هایی است که نیاز داریم. به تب Insert بروید و گزینه Shapes را انتخاب کنید. یک منو کشویی باز شده و در آن انواع شکل‌هایی را که می‌شناسید خواهید دید. این شکل‌ها شامل انواع فلش، اشکال هندسی، علامت‌های چهارگانه و … هستند. هر شکلی را که برای فلوچارت خود لازم دارید، انتخاب کنید.
شکل را به درون صفحه اکسل خود بکشید و سایز آن را تعیین کنید. اگر Snap to Grid فعال باشد، تاثیر آن را اینجا می‌بینید. با فعال بودن این ویژگی هر شکلی را که بزرگ و کوچک می‌کنید به اندازه سلول‌‌های اکسل شما درمی‌آیند.
اولین شکل را که در اکسل‌تان وارد کردید، تبی به نام Format ظاهر می‌شود. شما می‌توانید در این تب شکل‌های بیشتری را به فلوچارت خود اضافه کنید و شکل‌های موجود را تغییر دهید. همچنین در تب Insert و در بخش Illustrations یک باکس کوچک نیز وجود دارد که به راحتی می‌توانید شکل‌های مورد نظر خود را در آن اضافه کنید. برای اضافه کردن شکلی که در گالری شما موجود است هم می‌توانید با دبل کلیک کردن روی آن، در اکسل خود آن شکل را اضاف کنید. با کشیدن گوشه‌های تصویر خود هم می‌توانید شکل را بزرگ و کوچک کنید. برای جا به جا کردن شکل‌تان هم نشانگر ماوس خود را روی گوشه شکل برده و زمانی که شکل نشانگر شما تغییر کرد، آن را جا به جا کنید.
حال وقت آن رسیده که در شکل‌هایی که کشیدیم بنویسیم. برای اینکار به سادگی کافیست که درون شکل خود شروع به نوشتن کنید! برای ویرایش متن‌های خود هم با کلیک روی شکل و متن خود می‌توانید مثل نرم‌افزار ورد، در اینجا هم ویژگی‌های متن خود را تغییر دهید.
خب حالا که تمام شکل‌ها را کشیدید و تمام نوشته‌هایتان را روی آن نوشتید، وقت آن رسیده که آن‌ها را به هم وصل کنید. برای اینکار به همان آدرسی که برای اضافه کردن شکل‌ها رفتید بروید (یعنی تب Insert) و از میان شکل‌های مختلف فلش‌ها را انتخاب کنید.
نشانگر ماوس شما به همان شکلی درمیآید که انتخاب کرده‌اید. اگر فلش انتخاب کردید، نشانگر شما به شکل یک فلش درمیآید و می‌توانید با هر اندازه‌ای در اکسل خود آن فلش را بکشید. دو شکل خود را با این فلش‌ها به هم وصل کنید و سپس با کلیک کردن روی فلش، می‌توانید رنگ آن و دیگر ویژگی‌های آن را تغییر دهید.
در نرم‌افزار‌هایی مثل Visio و Lucidchart که به صورت تخصصی برای کشیدن فلوچارت‌ها طراحی شده‌اند، شما می‌توانید مستقیما روی فلش‌های اتصال هم متن‌هایی را بنویسید اما اینجا نمی‌توانید. به جای آن روش دیگری را به شما معرفی می‌کنیم. برای اینکه روی یک فلش متنی بنویسید، در تب Format و در بخش Insert Shapes گزینه Text Box را انتخاب کنید.
جعبه متن یا Text Box خود را روی فلشی که می‌خواهید روی آن متن بنویسید بکشید و متن خود را در جعبه ایجاد شده، تایپ کنید. اگر می‌خواهید جعبه متن خود را به صورت دقیق‌تر روی فلش‌تان قرار دهید، ویژگی Snap to Grid را برای جعبه متن غیرفعال کنید. برای نوشتن در جعبه متن هم کافی است روی آن دبل کلیک کرده و شروع به تایپ متن مورد نظر خود کنید.
شما همچنین برای نوشتن در شکل‌های فلوچارت خود می‌توانید از جعبه متن استفاده کنید. اما این کار‌ها ممکن است در فلوچارت‌های بزرگ شما را خسته کند. راه بهتر این است که از Callout ها استفاده کتید؛ همانطور که در شکل زیر مشاهده می‌کنید، در انتهای شکل‌ها، بخشی نیز به نام Callout وجود دارد. شکل یکی از آن‌ها را انتخاب کنید و در اکسل خود وارد کنید.
در وارد کردن و کار کردن با Callout ها هیچ تفاوتی با دیگر اشکال نیست. همانگونه که شکل‌ها را وارد می‌کردید و آن‌ها را تغییر می‌دادید، Callout هایی را هم که در نظر دارید وارد کنید. در Callout ها می‌توانید به سادگی متن وارد کنید.
در نرم افزار اکسل، بخش‌های زیادی برای تغییر در ویژگی‌های فلوچارت‌های کشیده شده وجود دارند. برخی از این بخش‌ها را در ادامه قصد داریم به شما توضیح دهیم. برای ایجاد تغییرات در شکل‌ها، یکی از بهترین بخش‌ها Theme Styles است. روی شکلی که می‌خواهید آن را تغییر دهید دبل کلیک کنید و در بخش Theme Styles آن مدلی را که دوست دارید شکل شما به آن شکل دربیاید انتخاب کنید. با نگه داشتن نشانگر ماوس روی هر شکل، می‌توانید تغییرات ایجاد شده را قبل از اعمال آن‌ها ببینید.
اگر می‌خواهید متونی را که در اشکال وارد کرده‌اید، تغییر دهید، هیچ تفاوتی با حالتی که آن متن‌ها را در اکسل وارد کرده‌اید ندارد. در ضمن، برای اینکه بتوانید چند بخش (یعنی چند شکل و چند متن با هم) را به صورت همزمان تغییر دهید، می‌توانید با پایین نگه داشتن دکمه Shift روی تمام آن‌ها کلیک کنید و به صورت توامان تمام آن‌ها را انتخاب کنید و تغییر دهید. برای ایجاد تغییرات در متن‌هایتان باید به سراغ تب Home بروید. در این تب می‌توانید اندازه متن، فونت آن، چینش متن در صفحه و رنگ و بسیاری دیگر از ویژگی‌های متن خود را تغییر دهید.
اگر می‌خواهید فلش‌هایی را که رسم کرده‌اید تغییر دهید، ابتدا هر چند عدد از آن‌ها را که می‌خواهید با هم تغییر کنند، انتخاب کنید ( با نگه داشتن Shift). با انتخاب این خطوط، تب Format برای شما باز می‌شود که می‌توانید ضخامت، رنگ، اندازه و شکل فلش‌های خود را تغییر دهید. گزینه‌های بیشتری در اختیار شما قرار دارند که بخشی را در تصویر زیر می‌بینید. معمولا صخامت و رنگ فلش‌هایی که رسم میشوند، مناسب نیستند و باید مطابق میل‌تان آن‌ها را تغییر دهید.
همچنین فلوچارت‌های آماده زیادی هم وجود دارند که می‌توانید آن‌ها را دانلود کنید و وقت خود را صرف کشیدن‌شان نکنید. در این وبسایت، می‌توانید لینک دانلود این قالب‌ها را پیدا کنید. این فلوچارت‌ها می‌توانند به زندگی مجازی و کاری شما نظم زیادی بدهند.
کلام آخر
برای اطلای از آموزش های بیشتر با پلازا همراه بمانید، شما همچنین می‌توانید در بخش نظرات، دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید.