تفکر سیستمی در مدیریت که از آن به عنوان یکی از پایه‌های اصلی رشد و پیشرفت نظام‌مند هر سازمانی یاد می‌شود، هر سیستم را به اجزای مرتبط به یکدیگر تقسیم می‌کند. هرکدام از این اجزا در واقع زیرمجموعه سیستم اصلی هستند و عملکرد هرکدام نیز به طور مستقیم و غیرمستقیم بر دیگر اجزا تاثیر می‌گذارد.
تفکر سیستمی در بسیاری از زمینهها به غیر از مدیریت، مثل بیولوژی، زبان‌شناسی و جامعهشناسی هم مورد استفاده قرار گرفته است اما تفکر سیستمی در مدیریت پروژه بیشتر برای سازمان‌ها و شرکت‌ها اهمیت دارد و از همین رو بسیاری از موسسات آموزشی مثل فرادرس این مفهوم را به علاقه‌مندان آموزش می‌دهند. افرادی که به دنبال آشنایی با کاربرد تفکر سیستمی در مدیریت زمینه‌هایی مثل ریسک و منابع انسانی هستند می‌توانند با مراجعه به این منبع آموزشی غنی از دوره‌های آموزشی مربوط به آنها بهره ببرند.
اما به طور کلی کاربرد تفکر سیستمی در مدیریت چیست؟ برای پاسخ به این سوال و همچنین تعریف تفکر سیستمی در مدیریت با ادامه این مطلب همراه پلازا باشید.
در ادامه می‌خوانید
خصوصیت های اصلی یک سیستم نظام مند
موارد زیر، خصوصیت‌هایی هستند که بیشتر از همه نقش و تاثیر تفکر سیستمی در مدیریت در یک سیستم را به نمایش می‌گذارند:
- زیرمجموعه‌ها: هر سازمان یک مجموعه است که از چندین زیرمجموعه تشکیل شده و همه این زیرمجموعه‌ها نیز با یکدیگر در ارتباط هستند.
- کل‌گرایی: زیرمجموعه‌ها با همکاری یکدیگر یک سیستم واحد را تشکیل می‌دهند و تصمیماتی که در یک زیرمجموعه گرفته می‌شود، کل سیستم را تحت‌تاثیر قرار می‌دهد.
- هم‌افزایی: خروجی و ساخته یک مجموعه، بیشتر از جمع خروجی تمام زیر مجموعه‌های آن است.
- سیستم‌های بسته و باز: یک سازمان به تنهایی یک سیستم باز است که از زیرمجموعه‌ها و سیستم‌های کوچکتر باز و بسته تشکیل شده است.
- مرزهای سیستم: یک سازمان از سیستم‌های دیگری که با آن در ارتباط نیستند جدا است.
اجزا اصلی یک سیستم بر اساس تفکر سیستمی
در تعریف تفکر سیستمی در مدیریت، هر سیستم متشکل از 5 جز مهم و اصلی است:
- ورودی: مواد خام، منابع انسانی، اطلاعات، فناوری و سرمایه
- پروسه تبدیل: فعالیت‌های کارکنان، مدیریت فعالیت‌ها و روش‌های مدیریت عملیات‌ها
- خروجی: محصول یا خدمات، سودآوری، اطلاعات و نتایج انسانی
- بازخورد: نتیجه خروجی که بر ورودی تاثیرگذار است
- محیط: عواملی که متشکل از فاکتورهای خارجی و داخلی تاثیرگذار بر سیستم هستند.
مزایا و معایب تفکر سیستمی
مفهوم تفکر سیستمی مانند بسیاری دیگر از مفاهیم دارای مزایا و معایب به خصوصی است و یک مفهوم کاملا بی‌نقص و بدون اشکال نیست. این مفهوم نیز باید پیش از اجرایی شدن مورد بررسی قرار بگیرد و در صورتی که مزایای آن برای یک مجموعه بیشتر از معایبش بود مورد استفاده قرار بگیرد.
اما مزایا و معایب آن چیست؟ ابتدا به مزایا می‌پردازیم:
- تفکر سیستمی به بررسی و مطالعه سیستم‌های بزرگ و پیچیده کمک می‌کند
- به جای اینکه به احتمالات بپردازد، قطعیات را مورد توجه قرار می‌دهد
- به عنوان تفکر پایه برای مفاهیم نوپا مثل مدیریت نظام‌مند پروژه مورد استفاده قرار گرفته است
- در تفکر سیستمی می‌توان روابط میان زیرمجموعه‌ها را در مباحث راهبردی یک سازمان مثل برنامه‌ریزی، نظم‌دهی، مدیریت و کنترل مورد توجه قرار داد.
حالا نوبت به معایب این تفکر می‌رسد:
- تفکر سیستمی همچنان یک مفهوم انتزاعی و مبهم است
- استفاده از چنین تفکری در سازمانهای بزرگ و پیچیده آسان نیست
- هیچ نوع ابزار یا تکنیکی را در اختیار مدیران قرار نمی‌دهد
- یک تئوری مدیریتی قانون‌مند نیست چرا که ابزار یا تکنیک مشخصی برای مدیران فراهم نمی‌کند
- به مباحثی مثل قدرت و نابرابری‌های اجتماعی و همچنین دلایل آنها نمی‌پردازد
- ماهیت اصلی روابط و وابستگی‌های متقابل در یک سیستم را تعریف نمی‌کند
مثال های تفکر سیستمی
همانطور که اشاره کردیم، تفکر سیستمی تنها در مدیریت مورد استفاده قرار نگرفته و در سایر زمینهها نیز می‌توان آن را پیدا کرد. برای مثال در زیست‌شناسی این تفکر بر روابط پیچیده در سیستم‌های زیستی می‌پردازد. به خصوص از سال 2000 به بعد این مفهوم بیشتر و بیشتر در زیست‌شناسی و در مفاهیم و محتوای متنوع مربوط به آن مورد استفاده قرار گرفته است.
مثال دیگر در بوم‌شناسی است. بوم‌شناسی سیستمی یکی از شاخه‌های بوم‌شناسی است که رویکرد کل‌گرایی به مطالعه اکوسیستم‌ها دارد. بر این اساس، یک اکوسیستم در واقع یک سیستم پیچیده است که خواص نوظهور را از خود به نمایش می‌گذارد. بوم‌شناسی سیستمی به روابط و داد و ستد میان سیستم‌های زیست‌محیطی و بیولوژیکی متمرکز است. علاوه بر این، یکی از مهمترین و اصلی‌ترین نگرانی‌های بوم‌شناسی سیستمی، نقش مداخله‌جویانه انسان‌ها در سیستم‌های زیست‌محیطی و بیولوژیکی است.
در سایر مباحث مثل شیمی نیز تفکر سیستمی وجود دارد. در شیمی سیستمی، شبکه‌های متشکل از مولوکول‌ها و روابط میان آنها برای ساخت کارکردهای جدید از مولوکل‌هایی با خواص متفاوت مورد مطالعه قرار می‌گیرد.
سخن پایانی
تفکر سیستمی در مدیریت و سایر زمینهها می‌تواند تا حد قابل توجهی به مطالعه روابط میان اجزا مختلف یک سیستم کمک کرده و کاری کند که درک بهتری از یک مجموعه و سازمان داشته باشیم. مدیران مجموعه‌ها نیز با استفاده از چنین تفکری می‌توانند درک بهتری از روابط میان زیرمجموعه‌های سازمان خود داشته باشند و تصمیمات خود را به شکل آگاهانه‌تری اتخاذ کنند.
سوالات متداول
1. سیستم های مدیریت بسته و باز چه سیستم هایی هستند؟
هر سازمان و سیستمی متشکل از سیستم های کوچکتر باز یا بسته است. سیستم‌های بسته، در حقیقت آن بخش از زیرمجموعه‌های یک سیستم هستند که با عوامل خارجی در ارتباط نیستند. سیستم‌های باز اما زیرمجموعه‌هایی هستند که با سایر سیستم‌ها در تعامل هستند. به عبارت دیگر تمامی سازمان‌ها و سیستم‌ها یک سیستم باز به حساب می‌آیند چرا که با سایر سیستم‌ها و سازمانهای مستقل در ارتباط هستند.
2. سیستم های مدیریت عام و خاص چه سیستم هایی هستند؟
سیستم مدیریت عام بیشتر از همه به سازمانهای رسمی و مفاهیمی که به متدهای جامعهشناسی، روانشناسی و فلسفه مربوط هستند تمرکز دارد. مدیریت خاص اما به تجزیه و تحلیل ساختار یک سازمان، اطلاعات، مکانیزمهای کنترل و مدیریت سیستم و تعریف وظایف مربوط است.
تفکر سیستمی در مدیریت چیست؟
نفکر سیستمی به خودی خود از سال‌ها قبل در جوامع انسانی وجود داشته است. برای مثال اولین سیستم نوشتاری که با زبان سومری شناخته می‌شود تا سیستم اعدادی مایاها و مهندسی شگفت‌انگیزی که در ساخت اهرام مصر به کار رفته است. تمام این موارد نمونه‌هایی از تفکر سیستمی در شکل‌های مختلف هستند. البته که مدل‌های امروزی تفکر سیستمی در مدیریت و دیگر زمینهها به اندازه قابل توجهی پیچیدگی بیشتری نسبت به این نمونه‌های اولیه دارند اما همین مدل‌های امروزی نیز در حقیقت ریشه در تکفر سیستمی دوران باستان دارند.
بدون تفکر سیستمی امکان خلق زبان، سیستم‌های عددی و همچنین مهندسی سازه‌های پیچیده‌ای مثل اهرام مصر و دیگر سازه‌هایی که از گذشته به جای مانده وجود نداشت چرا که برای خلق چنین سازه‌ها یا زبان‌هایی وجود یک سیستم نظام‌مند و کارآمد که از اجزا هماهنگ با یکدیگر ساخته شده باشد حیاتی است.
شما برای آنکه بتوانید سازه‌های حیرت‌انگیزی مثل اهرام مصر یا حتی برج‌ها و آسمان‌خراش‌های امروزی را بسازید، به یک سیستم واحد متشکل از چندین سیستم کوچکتر نیاز دارید. یک سیستم وظیفه تامین مواد مورد نیاز برای ساخت سازه را برعهده دارد، یک سیستم وظیفه تامین ابزاری که نیاز است را دارد، یک سیستم دیگر وظیفه مدیریت نیروی کار و تقسیم درست وظایف را دارد و سایر سیستم‌ها نیز به همین ترتیب باید سایر جنبه‌ها را مدیریت کنند.
برای آنکه در نهایت بتوانید سازه خود را با موفقیت به اتمام برسانید سیستم شما و زیرمجموعه‌های آن باید با هماهنگی با یکدیگر وظایف محول شده را انجام دهند تا در انتها کل سیستم بتواند موفق شود.
تفکر سیستمی در مدیریت نیز به همین ترتیب است. تفکر سیستمی در مدیریت، هر سیستم را متشکل از اجزای به هم پیوسته می‌بیند که به عنوان زیرمجموعه سیستم فعالیت می‌کنند. یک سازمان به صورت کلی یک سیستم واحد است که از همین زیرمجموعه‌ها تشکیل شده است. برای مثال یک شرکت، سیستمی است که از زیرمجموعه‌هایی مثل تولید، بازاریابی، حسابداری و غیره تشکیل شده است. مفهوم تفکر سیستمی در مدیریت نیز در واقع به مطالعه روابط مستقیم و غیرمستقیم این زیرمجموعه‌ها با یکدیگر مرتبط است.
در این نوع تفکر، زیرمجموعه‌های سیستم از یکدیگر مستقل نیستند و عملکرد هرکدام بر بازدهی دیگر زیرمجموعه‌ها هم تاثیر می‌گذارد چرا که یک سیستم علاوه بر اینکه ممکن است توسط عوامل داخلی خود مثل همین زیرمجموعه‌ها تحت‌تاثیر قرار بگیرد، متاثر از عوامل خارجی نیز هست.
علاوه بر این هر سیستم بر سایر سیستم‌ها نیز تاثیرگذار است. مثلا یک شرکت ممکن است تجهیزات، اطلاعات و مواد خام موردنیازش را از سایر سیستم‌ها تامین کند و سپس محصولات خود را به عنوان خروجی در اختیار سایر سیستم‌ها قرار دهد. به طور کلی تفکر سیستمی، میزان اثربخشی کل یک سیستم را مورد سنجش قرار می‌دهد و کاری به اثربخشی زیرمجموعه‌های آن به شکل جداگانه ندارد.
به این ترتیب مفاهیم سیستمی را می‌توان به صورت نظام‌مند در تمام بخش‌های یک سازمان مورد بررسی قرار داد. به جای آنکه تنها به عملکرد واحد‌های مختلف (زیرمجموعه‌ها) تمرکز کنیم. زیرا موفقیت یک سازمان بیشتر از همه به ارتباط پویا و صحیح میان زیرمجموعه‌های آن بستگی دارد.