معرفی اپلیکیشن Zoom ؛ امکانات، ترفندها و راهنمای استفاده

با استفاده از اپلیکیشن Zoom به جمع هزاران نفری بپیوندید که به علت کرونا سرکار نمی‌روند و با برگزاری ویدئو کنفرانس و از راه دور کار می‌کنند. در این مقاله اپلیکیشن زوم را به طور کامل معرفی خواهیم کرد.

نرم‌افزار ویدئو کنفرانس سنگ بنای هر تیم موفق و خلاقی است. ابزارهای ویدئو کنفرانس مانند اپلیکیشن Zoom، برای زمان‌هایی که جلسات حضوری ممکن نیست به افراد اجازه می‌دهند که رو در رو با یکدیگر کار کنند. امسال به علت شیوع ویروس کرونا استفاده از اپلیکیشن Zoom برای ویدئو کنفرانس در تمام دنیا به شدت افزایش یافته است. گفته شده است تاکنون در سال 2020 ماهانه 2.22 میلیون کاربر به آن افزوده شده‌اند؛ در حالی که در کل سال 2019، تنها 1.99 میلیون کاربر داشت.

در ادامه به جزئیات اپلیکیشن Zoom می‌پردازیم و هرچیزی که درباره استفاده از آن نیاز دارید و یک سری راهنمایی برای استفاده بهتر از آن را بازگو می‌کنیم.

آنچه در این مقاله می‌خوانید:

• اپلیکیشن Zoom چیست؟
  • جلسه زوم
  • اتاق زوم
• راهنمای استفاده از اپلیکیشن Zoom
• ترفندهای استفاده از اپلیکیشن Zoom

اپلیکیشن Zoom چیست؟

اپلیکیشن Zoom بستری است برای برگزاری جلسات از طریق ویدئو کنفرانس، صدا کنفرانس، وبینار (سمینار آنلاین)، ضبط ویدئوها و صداها و چت آنلاین. بر اساس تحقیقات ما، اپلیکیشن Zoom محبوب‌ترین اپلیکیشن برای برگزاری جلسات آنلاین برای شرکت‌هایی است که 500 کارمند یا کمتر دارند. همچنین اپلیکیشن زوم بعد از اسکایپ، دومین اپلیکیشن پر استفاده برای شرکت‌هایی که بیش از 500 کارمند دارند محسوب می‌شود. در ادامه دو مورد از رایج‌ترین موارد استفاده از زوم را معرفی می‌کنیم: جلسه زوم یا Zoom Meeting و اتاق زوم یا Zoom Room.

جلسه زوم

جلسه زوم درواقع اساس اپلیکیشن Zoom است. این قابلیت برای برگزاری ویدئوکنفرانس استفاده می‌شود که به شرکت‌کنندکان راه دور اجازه می‌دهد که بدون دردسر به جلسات بپیوندند. از آنجایی که برای استفاده از این بخش نیاز به حساب کاربری ندارید، حتی می‌توانید با مشتریانتان نیز صحبت کنید.

شرکت کنندگان برای برگزاری ویدئوکنفرانس با استفاده از Zoom meeting می‌توانند از وب‌کم یا دوربین‌های ویدئو کنفرانس و همچنین دوربین موبایل استفاده کنند. تصویری که در بالا می‌بینید استفاده از این ویژگی برای برگزاری یک جلسه 4 نفره است.

اتاق زوم

اتاق زوم درواقع نصب یک قطعه است که به شرکت‌ها اجازه می‌دهد Zoom Meeting (بخش بالا) را از اتاق کنفرانس شرکتشان انجام دهند. Zoom Room در واقع یک سخت‌افزار برگزاری ویدئوکنفرانس است که با نصب آن کاربر می‌تواند جلسات را تنها با فشردن یک دکمه برنامه‌ریزی و راه‌اندازی کند. این ویژگی مناسب شرکت‌هایی است که تعداد کارمندانش زیاد است و می‌خواهند جلسات را رسمی‌تر برگزار کنند. برای استفاده از Zoom room به موارد زیر نیاز خواهید داشت:

• یک کامپیوتر برای همگام سازی و راه‌اندازی Zoom Meetings
• یک تبلت برای شرکت کنندگان برای راه‌اندازی Zoom Meetings
• یک میکروفون، دوربین و اسپیکر
• یک مانیتور 1 یا 2 HDTV برای نمایش کارمندانی که از راه دور به جلسه پیوسته‌اند
• یک کابل HDMI برای پخش تصاویر از کامپیوتر روی صفحه نمایش تلویزیون و یک کابل اینترنت برای برقراری تماس

راهنمای استفاده از اپلیکیشن Zoom

حالا که متوجه شدیم اپلیکیشن Zoom چیست و چه استفاده‌ای دارد و با اصطلاحات رایج آن آشنا شدیم، ببینیم چطور باید از آن استفاده کنیم.

انتخاب صحیح برنامه

اپلیکیشن Zoom چهار حالت دارد:

1. رایگان

اگر تنها می‌خواهید این برنامه را امتحان کنید، یا به تنهایی یا نهایتا با یک یا دو نفر دیگر کار می‌کنید، یا فقط می‌خواهید برنامه جلسه و هماهنگی‌های آن را انجام دهید، حالت رایگان اپلیکیشن مناسب کار شماست. با زوم رایگان هر تعداد جلسه که بخواهید می‌توانید برگزار کنید؛ اما اگر چند شرکت کننده داشته باشید، سر 40 دقیقه جلسه بسته خواهد شد.

2. حرفه‌ای

حالت حرفه‌ای Zoom مناسب تیم‌های کوچکی است که حداقل یکی از اعضا دور کاری می‌کند. هزینه اشتراک ماهانه آن 14.99 دلار است. به میزبان اجازه می‌دهد یک ID داشته باشد تا بتواند جلسات را روی فضای ابری یا لپ تاپ یا گوشی کاربران ذخیره کند. محدودیت زمانی ندارد و شما می توانید 24 ساعته آن را روشن نگه دارید.

3. کاری

حالت کاری اپلیکیشن Zoom مناسب شرکت‌هایی است که چندین تیم متوسط دارند و مرتبا جلسات کاری برگزار می‌کنند. هزینه اشتراک آن ماهانه 19.99 دلار است. ویژگی‌های جالبی دارد از جمله اینکه به شرکت‌ها اجازه می‌دهد جلساتشان را برندسازی کنند و آدرس URL مخصوص نام شرکت را داشته باشند. همچنین پشتیبانی اختصاصی مشتری برای آن‌ها فراهم خواهد شد. یک نسخه از جلسات نیز در فضای ابری ذخیره می‌شود.

4. پروژه‌ای

حالت پروژه‌ای اپلیکیشن Zoom برای شرکت‌هایی مناسب است که بیش از 1000 کارمند داشته باشند. در این حالت محدودیتی برای ضبط جلسات در فضای ابری وجود ندارد. شامل مدیریت مشتری‌ها و تخفیف در وبینار و Zoom Room نیز می‌شود. هزینه اشتراک ماهانه آن 19.99 دلار خواهد بود.

دانلود اپلیکیشن Zoom

بعد از اینکه مدل مورد نظر خود را با توجه به شرایط کاری خود انتخاب کردید، حالا نوبت دانلود و استفاده از آن می‌رسد. از اینجا می‌توانید برنامه را دانلود کنید. اگر بخواهید از حالت رایگان استفاده کنید، می‌توانید با ایمیل خود وارد شوید. اگر هم می‌خواهید از حالت‌های دیگر اپلیکیشن (حرفه‌ای، کاری و پروژه‌ای) استفاده کنید، میزبان جلسه لینک دعوت را برای شما می‌فرستد.

همگام سازی اپلیکیشن Zoom با تقویم

مرحله بعدی همگام سازی اپلیکیشن با تقویمتان است. بدین ترتیب می‌توانید جلساتتان را زمان‌بندی کنید. یا می‌توانید خیلی راحت لینک Zoom Meetings را در هشدار تقویمتان بگذارید تا شرکت کنندگان دورکار بتوانند به جلسه ملحق شوند. برای این کار کافی است بعد از ورود به برنامه زوم، تنظیمات را باز کنید، بعد وارد بخش Meetings شوید و سپس Synced Calendars را بزنید. بیایید پایین و Sync Zoom Meetings from Calendars را انتخاب کنید و حالا تقویمی که می‌خواهید با اپلیکیشن همگام باشد را برگزینید.

اگر شرکتتان از Zoom Room استفاده می‌کند، می‌توانید آن را با تقویم شرکت همگام سازی کنید؛ بدین ترتیب کارمندان می‌توانند ببینند چه اتاق‌هایی برای کنفرانس رزرو شده است. می‌توان به گونه‌ای هم اتاق‌های زوم را تنظیم کرد که تاریخ جلسات بعدی را نشان بدهند؛ به طوری که کارمندان بدانند کی باید خودشان را برای جلسه آماده کنند.

تنظیم یک جلسه با Zoom

حالا می‌توانید یک جلسه کاری با Zoom ترتیب دهید. این کار را می‌توانید هم با تقویم (که در بالا گفته شد) انجام دهید و هم با خود اپلیکیشن Zoom. برای اینکار کافی است با کلیک بر New Meeting یا Schedule Meeting ترتیب یک جلسه کاری را بدهید یا یک جلسه برای چند روز دیگر رزرو کنید.

در مرحله بعد می‌توانید جزئیات جلسه را ویرایش کنید. برای مثال، می‌توانید برای آن نامی انتخاب کنید، رمز بگذارید و تقویم مورد نظرتان را هم انتخاب کنید.

حتی وقتی که در حال استفاده از Zoom هستید می‌توانید ویژگی‌های مختلف را هم استفاده کنید. مثلا تنظیمات ویدئو و میکروفون را خاموش یا روشن کنید، شرکت کننده‌های دیگر را به جلسه دعوت کنید، با دیگر اعضا چت کنید و یا اینکه جلسه را ضبط کنید.

ترفندهای استفاده از اپلیکیشن Zoom

حالا که با اساس کار اپلیکیشن Zoom آشنا شدیم، چند ترفند برای استفاده بهتر از زوم را با هم امتحان کنیم.

سفارشی کردن تنظیمات

شما می‌توانید هر تنظیماتی که می‌خواهید انجام دهید تا برای همه جلسات Zoom اعمال شود.

ضبط جلسات مهم

شما می‌توانید خیلی راحت جلساتی که می‌خواهید را ضبط کنید که بعدا دوباره نگاه کنید یا برای همکارانتان بفرستید. برای ضبط ویدئوها می‌توانید هم از فضای ذخیره سازی کامپیوترتان استفاده کنید و هم از فضای ابری خود اپلیکیشن. روش ضبط در عکس بالا نشان داده شده است.

اگر صحبت نمی‌کنید، خود را بی صدا کنید

این یک اصل مهم در کنفرانس‌های ویدئویی و جلسات دورکاری است که معمولا فراموش می‌شود. پس دوباره تکرار می‌کنیم اگر شما صحبت نمی‌کنید، خود را روی حالت بی‌صدا قرار دهید تا صداهای اضافی حذف شوند. حتی می‌توانید از بخش تنظیمات حالت بی صدای اتوماتیک را روش کنید تا هر وقت که وارد جلسه ویدئویی شدید به صورت خودکار روشن شود و هر موقع هم که لازم بود صحبت کنید، تنها با یک کلیک از حالت بی‌صدا خارج شوید.

جفت کردن دوربین ویدئوکنفرانس با برنامه زوم

اپلیکیشن Zoom راحت‌ترین برنامه برای انجام ویدئو کنفرانس‌هاست؛ چرا که تنها با چند کلیک می‌توانید یک ویدئوکنفرانس راه‌اندازی کنید. برای استفاده بهتر، می‌توانید از یک دوربین ویدئو کنفرانس برای Zoom Room استفاده کنید تا تمامی شرکت کنندگان احساس کنند جزئی از صحبت‌ها و کنفرانس هستند.

همگام سازی Zoom با Slack

اگر شما و همکارانتان از برنامه Slack استفاده می‌کنید، می‌توانید بدون اینکه نیازی باشد در اپلیکیشن Zoom برنامه ریزی کنید در همان Slack بنویسید /Zoom تا لینکی برای مخاطب ارسال شود. با کلیک بر روی آن مستقیم وارد ویدئو کنفرانس می‌شوید.

جمع بندی

در این مقاله به بررسی اپلیکیشن Zoom پرداختیم. این روزها به دلیل شیوع ویروس کرونا و قرنطینه خانگی، مردم کارهایشان را از خانه انجام می‌دهند. از این رو استفاده از اپلیکیشن Zoom به شدت افزایش یافته است. در این مقاله روش استفاده و دانلود این برنامه را گفتیم و ترفندهای استفاده از آن را نیز بررسی کردیم. آیا شما هم از این اپلیکیشن برای کار خود استفاده می‌کنید؟