ده مورد از تنظیمات مایکروسافت ورد که می توان بهینه سازی کرد

نرم‌افزار مایکروسافت ورد یکی از محبوب‌ترین ابزارهای نگارش اسناد در جهان است. از این رو، در این مطلب ده مورد از تنظیماتی که در این برنامه قادر به بهینه‌سازی هستند را به شما آموزش خواهیم داد.

مایکروسافت ورد (Microsoft Word) یکی از برنامه‌های بسیار محبوب از بسته نرم‌افزاری مایکروسافت آفیس (Microsoft Office) است که توسط کمپانی مایکروسافت منتشر شده است. این برنامه در حال حاضر یکی از معروف‌ترین نرم‌افزارهای واژه‌پرداز در جهان است؛ به‌گونه‌ای که با وجود نسخه‌های فرآوان و قدرتمند از این نوع برنامه‌های واژه‌پرداز، اولین برنامه‌ای که برای نگارش متن یا اسناد جدید به سراغ آن خواهیم رفت مایکروسافت ورد است.

همانطور که پیشتر در بخش آموزش مجله خبری پلازا خوانده‌اید، تا کنون آموزش‌های متنوعی را در رابطه با ویژگی‌ها و قابلیت‌های پشت پرده این برنامه برای شما ارائه کرده‌ایم. علاوه براین، آموزش‌هایی نظیر ایجاد تغییرات مهم در تنظیمات این برنامه که منجربه افزایش کارایی آن می‌شود نیز برای شما منتشر کردیم. حال در این مطلب، تصمیم به آموزش ایجاد تغییرات و بهینه‌سازی در ده مورد از تنظیمات پیش‌فرض این برنامه را داریم که با انجام این تغییرات، کارایی این برنامه برای شما بسیار بهتر از قبل خواهد شد. مطمئناً با صرف اندکی زمان و انجام این تغییرات، تجربه استفاده شما از این برنامه دو چندان خواهد شد و کارکردن با مایکروسافت ورد برای شما لذت بخش‌تر از پیش می‌شود.

برنامه مایکروسافت ورد دارای قابلیت‌های پنهانی است که استفاده از این قابلیت‌ها می‌تواند سبب راحت‌تر شدن استفاده از این برنامه کاربردی شود. اما نکته مهم‌تر این است که شما این قابلیت‌های پنهان را پیدا کنید و آنها را نیز مطابق با سلیقه خود شخصی‌سازی و بهینه کنید. مطمئناً استفاده از مایکروسافت ورد در آن صورت بسیار لذت‌بخش‌تر از پیش خواهد شد.

آنچه در این مقاله می‌خوانید:

10 مورد از تنظیمات کاربردی مایکروسافت ورد

بنابراین در این آموزش با صرف زمان بسیار کمی شما را با ده مورد از تنظیمات این نرم‌افزار آشنا خواهیم کرد که با بهینه‌سازی آن، استفاده از مایکروسافت ورد برایتان به مراتب ساده‌تر و لذت‌بخش‌تر از پیش خواهد شد. بهتر است مقدمه را پایان دهیم و به بخش آموزش این مطلب بپردازیم.

1 – مکان مورد نظر خود برای ذخیره پرونده‌ها را به مایکروسافت ورد معرفی کنید

مزایا: صرفه‌جویی در زمان به هنگام بازکردن و یا ذخیره کردن یک پرونده.

ابتدا یک پرونده را باز و سپس آن را ذخیره کنید. این فرآیند می‌بایست یکی از عادت‌های خوب شما در ابتدای کارکردن با این نرم‌افزار باشد. با استفاده از این‌ کار شما می‌توانید محل ذخیره مورد نظر را به این برنامه شناسانده و در موارد بعدی تنها با یک دکمه فایل و یا پرونده مورد نظر خود را با هر پسوندی در این محل ذخیره کنید. اما برای دائمی کردن این محل ذخیره فایل چه باید کرد؟ در صورتی که تمایل به انجام تنظیمات ساده‌ای برای دائمی کردن محل ذخیره اسناد ساخته شده توسط این برنامه دارید، کافیست تا با کلیک بر روی گزینه File و سپس انتخاب Options به تنظیمات این برنامه بروید. صفحه بازشده نمایانگر تنظیمات کلی این برنامه است. در این صفحه بر روی سربرگ Save در پنل سمت چپ صفحه اصلی تنظیمات کلیک کنید. در این سربرگ در قسمت Default file location محل ذخیره دائمی خود را تایپ کنید و یا با استفاده از گزینه Browse محل مورد نظر را پیدا و انتخاب کنید. در نهایت بعد از انجام مراحل گفته شده به منظور ذخیره و خروج از بخش تنظیمات بر روی Ok کلیک کنید.

علاوه براین، شما قادرید تا پسوند پرونده نوشته شده توسط خود را به صورت پیش‌فرض مشخص کنید. برای انجام این تنظیمات نیز ابتدا مراحل ذکر شده در بالا را طی کرده و مجدداً در صفحه اصلی تنظیمات برنامه مایکروسافت ورد به سربرگ Save بروید. در این قسمت در پایین اولین بخش تنظیمات تحت عنوان Save Documents و در قسمت Save files in this format بر روی نوار کشویی کلیک کرده و از میان پسوندهای نمایان شده پسوند مورد نظر خود را انتخاب نمایید (برای مثال پسوند docx). در نهایت همانند مرحله قبل بعد از انجام تنظیمات مورد نظر، به منظور ذخیره تغییرات انجام شده و همچنین خروج از پنجره تنظیمات بر روی Ok کلیک کنید.

2 – افزودن ابزار Save As در نوار ابزار سریع

مزایا: در دسترس بودن ابزار Save As و صرفه جویی در زمان.

ذخیره اسناد با نام دلخواه‌تان یکی از عادی‌ترین اعمالی است که بعد و یا در حال نوشتن یک متن و یا سند در برنامه مایکروسافت ورد به آن خواهیم پرداخت. راه حل آن هم رفتن به قسمت File و انتخاب گزینه Save As است. بعد از کلیک بر روی این گزینه و در صفحه باز شده مربوط به ذخیره به عنوان، شما قادرید تا اسم مورد نظر سند خود را به همراه تغییر پسوند و همچنین محل ذخیره آن اعمال کنید. اما جهت صرف‌جویی در وقت و سریع‌تر ساختن این روند، بهترین گزینه استفاده از نوار ابزار سریع (Quick Access Toolbar) در نرم‌افزار مایکروسافت ورد است. شما می‌توانید با افزودن ابزار Save As در نوار ابزار سریع برنامه مایکروسافت ورد، فرآیند ذخیره فایل ها را مقداری سریع‌تر از قبل کنید.

برای افزودن این ابزار به نوار ابزار سریع برنامه مایکروسافت ورد خود، بر روی کمان به سمت پایین در نوار ابزار این برنامه که در تصویر بالا نیز قابل مشاهده است کلیک کنید. سپس از دستورات ظاهر شده گزینه More Commands را انتخاب کنید. پس از انتخاب گزینه دستورات بیشتر سربرگ مربوط به نوار ابزار سریع در تنظیمات اصلی برنامه برای شما نمایان خواهد شد. در این قسمت بر روی نوار ابزار کشویی مقابل Choose Command From گزینه Popular Commands را انتخاب کنید. سپس در لیست نمایان شده در کادر پایین آن ابزار Save As را انتخاب و با استفاده از گزینه Add آن را به کادر سمت راست که نشان دهنده ابزارهای موجود در نوار ابزار فعلی برنامه مایکروسافت ورد شما است انتقال دهید.

3 – کادر مربوط به عمل Paste را غیرفعال کنید

مزایا: افزایش سرعت عمل در اعمالی همانند Cut ،Copy و Paste.

بر اساس علایق شخصی، قابلیت Paste در برنامه مایکروسافت ورد می‌تواند کاربردهای متفاوتی داشته باشد. برای مثال، من تمایل دارم تا متون را به صورت خام و بدون هیچگونه فرمت خاصی از قبیل بزرگنمایی، اندازه و یا حتی فونت خاصی به نرم‌افزار مایکروسافت ورد وارد کرده و سپس به ویرایش آن از قبیل نوع فونت، اندازه قلم و غیره با توجه به پاراگراف مورد نظر خود بپردازم. کادر نمایش گزینه‌های مربوط به انواع Paste بعد از انجام هر عمل Paste در برنامه مایکروسافت ورد نمایان می‌شود. تنظیم هرباره آن و همچنین نمایان شدن آن بعد از هربار انجام این عمل کمی آزار دهنده است و علاوه بر این باعث گرفتن وقت مضاعف از روند نوشتن متن مورد نظرتان می‌شود. برنامه مایکروسافت ورد به ما این اجازه را می‌دهد تا در صورتی که تمایل به استفاده از این قابلیت نداریم آن را غیرفعال کنیم. علاوه بر این، در صورتی که همچنان تمایل به وجود این قابلیت و نمایش آن هر بار پس از عمل Paste دارید، می‌توانید با فشار دادن گزینه Esc در صفحه کلید خود پنجره ظاهر شده را پنهان سازید.

به منظور غیرفعال کردن این کادر نیز از طریق فایل و انتخاب Options به صفحه اصلی تنظیمات مایکروسافت ورد بروید. سپس سربرگ Advanced را انتخاب کنید. در این سربرگ به قسمت Cut, copy, and paste رفته و در تنظیمات مربوط به این بخش گزینه Show Paste Options button when content is pasted را غیرفعال کنید. سپس به منظور ذخیره و خروج از تنظیمات اصلی بر روی Ok کلیک کنید.

علاوه بر این در این قسمت شما قادرید تا تنظیمات بیشتری را برای راحتی و صرفه‌جویی در زمان نوشتن مطالب خود به دلخواه برای اعمال Cut ،Copy و Paste تعریف کنید.

4 – فونت پیش‌فرض را تنظیم کنید

مزایا: به منظور صرفه‌جویی در زمان ویرایش و همچنین استفاده از فونتی غیر از فونت Calibri، شاید انتخاب شما فونت‌های فارسی نظیر نازنین، تیتر و یا لوتوس باشد.

اسناد در برنامه مایکروسافت ورد 2013 به‌طور پیش‌فرض با فونت Calibri و اندازه 11 شروع می‌شود. در واقع دلایل بسیار زیادی وجود دارد که نباید از این فونت استفاده کرد. از این دلایل می‌توان به استفاده بیش از حد از این فونت نام برد. یکی از دلایل مهم دیگر برای استفاده نکردن از این فونت، لزوم استفاده از فونت Times New Roman در نگارش مقالات و کتاب‌های انگلیسی به صورت یک استاندارد کلی است. البته برای ما فارسی زبان‌ها هم این فونت قطعاً کاربردی نخواهد داشد؛ چرا که فونت‌های مورد استفاده در زبان فارسی کاملاً مجزا هستند. فونت‌های پرطرفداری نظیر نازنین، لوتوس و تیتر که در ویرایش اکثر متون فارسی از آنها استفاده می‌شود. به همین منظور، در صورتی که تمایل به تغییر فونت پیش‌فرض برنامه مایکروسافت ورد از فونت Calibri به فونت مورد نظر خود را دارید، تنظیمات زیر را انجام دهید.

در قسمت Ribbon بالای صفحه مایکروسافت ورد، ریبون ابتدایی تحت عنوان Home را انتخاب کنید. در قسمت پایین سمت راست گروه فونت (Font) در ریبون اشاره شده، کمان کوچکی به سمت پایین وجود دارد. بر روی کمان مورد نظر کلیک کنید یا از کنترل‌های ترکیبی Ctrl+D بر روی صفحه کلید خود برای باز کردن تنظیمات مربوط به این قسمت استفاده کنید.

سپس در پنجره جدید باز شده تنظیماتی نظیر اندازه فونت، نوع فونت و همچنین سبک فونت مورد نظر خود را انتخاب کنید و همانند شکل زیر بر روی گزینه Set As Default کلیک کنید.

سپس در پنجره جدید باز شده مطابق شکل زیر گزینه ?All documents based on the Normal template را انتخاب کنید و در نهایت بر روی Ok کلیک کنید. با استفاده از این تنظیمات تمامی اسناد ساخته شده از این زمان به صورت پیشفرض دارای فونت و اندازه شخصی‌سازی شده توسط شما هستند. باید به این نکته نیز توجه کرد که تغییرات انجام شده تنها برای اسنادی که از این پس شروع به نوشتار آن می‌کنید تاثیرگذار خواهد بود و در واقع بر روی اسنادی که در گذشته ایجاد کرده‌اید تاثیری نخواهد گذاشت.

5 – پنجره نمایش دهنده نکات (Tips) را غیر فعال کنید

مزایا: کاهش ساختن یک مورد از موارد اضافی از قسمت ریبون (Ribbon) مایکروسافت ورد.

همانطور که می‌دانید، استفاده از قسمت ریبون در دو نسخه قبل از مایکروسافت ورد 2016 اضافه شد. حال در نسخه جدید به طور تقریبی می‌توان گفت که اکثر کاربران با عملکرد ابزارهای موجود در هر ریبون آشنایی نسبی دارند. حال با این توضیحات، آیا شما همچنان به کادر نمایان شده برای توضیحات مربوط به هر ابزار، دقیقاً زمانی که نشانه‌گر ماوس را بر روی آن می‌برید احتیاج دارید؟ همچنین، کاربران با تجربه نیز شاید تنها به نمایان بودن اسم هردابزار نیاز داشته باشند، نه اینکه با بردن نشانه‌گر موس بر روی هر ابزاری توضیحات کاملی از کارایی آن ابزار برایشان نمایان گردد. البته باید این را نیز اضافه کرد که این توضیحات اضافه یا همان Tips شامل توضیحات کلی در رابطه با کارکرد ابزار، به همراه عکس و گاهی به همراه کلید میان‌بر آن در صفحه کلید و همچنین آدرس اینترنتی برای کمک و معرفی بیشتر آن ابزار در محیط وب است.

برای حل مشکل نمایان شدن این اطلاعات اضافی، نرم‌افزار مایکروسافت ورد به شما سه حق انتخاب می‌دهد. برای دسترسی به این قسمت مراحل زیر را طی کنید.

ابتدا توسط File و سپس انتخاب Options، به تنظیمات اصلی برنامه مایکروسافت ورد بروید. سپس در پنجره تنظیمات، سربرگ General را انتخاب کنید. در این سربرگ و در بخش تنظیمات مربوط به رابط کاربری تحت عنوان User Interface، تنظیمات کشویی مقابل گزینه ScreenTip style را باز کرده و Don’t show ScreenTips را انتخاب کنید.

به عنوان مثال، کاربران پرتجربه گزینه عدم نمایش اطلاعات را انتخاب می‌کنند و تنها به وجود اسم هر ابزار در ریبون مورد نظر بسنده می‌کنند. اما برای کاربران مبتدی نیز در این قسمت دو نوع انتخاب موجود است. با انتخاب گزینه اول (Show feature descriptions in ScreenTips) تمامی اطلاعات نظیر عکس، آدرس اینترنتی برای کمک و توضیحات بیشتر، میانبر و توضیحات کلی برای ابزار مورد نظر مشخص می‌گردد. اما با انتخاب گزینه دوم (Don’t show feature descriptions in ScreenTips)، در پنجره اطلاعات باز شده (ScreenTips) تنها شاهد اطلاعات مربوط به هر ابزار و کلید میان‌بر آن خواهید بود.

6 – الگو و قالب اصلی نوشتار را مطابق به علاقه‌تان شخصی‌سازی کنید

مزایا: شخصی ‌سازی این تنظیمات شما را از تکرار تنظیمات مربوط به شکل نوشتاری اسناد، قالب‌بندی و غیره برای هر متن نوشتاری‌تان راحت می‌کند.

قالب معمولی یا همان Normal template، قالبی است که به طور پیش‌فرض برای تمامی اسنادهای ایجاد شده در برنامه مایکروسافت ورد پیاده‌سازی می‌گردد. تنظیمات مربوط به این بخش باعث کنترل قالب‌بندی و شکل نوشتاری متن شما می‌شود. از این رو، با شخصی‌سازی و طراحی یک قالب و شکل بهینه برای خودتان، از تکرار تنظیم مکرر این بخش برای تمامی نوشته‌های خود جلوگیری کنید. این کار باعث صرف‌جویی بسیار زیادی در زمان شما به هنگام نوشتن هر متن جدیدی در این برنامه می‌شود.

برای شخصی‌سازی این قسمت از سربرگ Home، به گروه Style بروید. در این قسمت با کلیک راست بر روی Normal Style یا همان اولین قالب، بر روی Modify کلیک کنید. در این قسمت شما قادرید تا به شخصی سازی قالب اصلی برنامه مایکروسافت ورد بپردازید.

اختیاراتی که مایکروسافت در این قسمت برای شخصی‌سازی قالب اصلی به شما می‌دهد عبارت‌اند از:

• فونت را با استفاده از گزینه Formatting Options تغییر دهید.
• راست‌چین و یا چپ‌چین بودن نوشتار را در تنظیمات مربوط به پاراگراف (Paragraph) تغییر دهید. برای این کار به قسمت Format و سپس Paragraph بروید.
• شما قادرید تا فاصله میان خطوط و همچنین فاصله نوشتار متن را هم از سمت راست و هم از سمت چپ صفحه در این قسمت تنظیم کنید.

نکته: قبل از کلیک بر روی گزینه Ok، ابتدا یک بار بر اساس تنظیمات شخصی‌سازی شده سند جدیدی را ایجاد کنید. برای انجام این کار بر روی New documents based on this template کلیک کنید. علاوه براین، در صورتی که بعد از انجام تغییرات مورد نظر، نام سند شما تغییر پیدا کرد و یا فایل شما خراب گردید و یا حتی از پوشه ذخیره شما به پوشه دیگری منتقل گردید، برنامه مایکروسافت به صورت خودکار فایل جدیدی را در همان پوشه برای شما ذخیره خواهد کرد. باید توجه داشت که این فایل جدید همچنان در ساختار قالب پیش‌فرض و یا قالب مخصوصی که قبل از اعمال این تغییرات ایجاد کرده بودید خواهد بود.

7 – اطلاعات شخصی خود را در اسناد ساخته شده تغییر دهید

مزایا: برای اسناد حرفه‌ای، بهتر است که نام خود را در آنها مشخص سازید و یا تغییر دهید؛ چراکه اینگونه، در صورتی که در آینده تغییری در آن ایجاد گردید و یا شخص خاصی نظری در آن اعمال ساخت، قادر به بررسی نام کاربری آن شخص باشید.

شاید خیلی از شماها در این رابطه اطلاعاتی نداشته باشید، اما بهتر است بدانید که زمانی که شما سند ساخته شده توسط برنامه مایکروسافت ورد را با دیگران به اشتراک میگذارید، اطلاعاتی نظیر نام و ایمیل شما نیز در آن سند ذخیره می‌گردند و در معرض نمایش دیگران هستند. این نام و ایمیل اضافه شده در این اسناد، به هنگام نصب بسته نرم‌افزاری آفیس از شما پرسیده شده است و برنامه ورد بر اساس اطلاعاتی که شما پیشتر به این برنامه ارائه دادید اسناد شما را با نام شما (و یا نامی که در زمان نصب برنامه داده‌اید) ذخیره خواهد کرد. علاوه براین، ممکن است شما نام‌های مستعار عجیبی را در هنگام نصب بسته نرم‌افزاری آفیس وارد کرده باشید. حفظ آداب و همچنین راه و روش مکاتبات دیجیتالی ممکن است شما را مجاب به تغییر این اسامی مستعار و یا حتی حذف آنها سازد. باید اشاره کرد که این اطلاعات در دو قسمت جداگانه در بخش تنظیمات مایکروسافت ورد قرار دارند. به همین منظور برای تغییر یا حذف آنها از مراحل زیر پیروی کنید.

ابتدا از طریق File و سپس انتخاب Options به تنظیمات اصلی برنامه بروید و در آنجا سربرگ General را انتخاب کنید. حال در سربرگ انتخاب شده به قسمت Personalize your copy of Microsoft Office بروید.

در این قسمت قادرید تا نام و همچنین امضاء خود را در برنامه مایکروسافت ورد مجدداً تغییر دهید و یا حتی آن را حذف کنید. شما همچنین در همین قسمت می‌توانید با فعال کردن گزینه Always use these values regardless of sign in to Office برنامه مایکروسافت ورد را صرف نظر از اینکه در برنامه وان درایو ویندوز چه نام کاربری وارد شده است، ملزم به استفاده از این نام و امضا تنظیم شده توسط شما در تمامی اسناد نوشته شده کنید.

بعد از تغییر این تنظیمات توسط شما، تمامی تغییراتی که از این پس در این برنامه بر روی هر سندی انجام خواهید داد با این نام و امضا شناسایی خواهد شد. در بعضی موارد علاوه براین که شما نام و امضا خود را در این برنامه تنظیم کرده‌اید، اما تمایل به درج نام و امضا متفاوتی نسبت به نام و امضا همیشگی خود در بعضی اسناد خاص دارید. به همین منظور، شما باید مجدداً طبق روش گفته شده در قبل به تنظیمات مربوطه رفته و یا از راه دیگری توسط ابزار ریبون در برنامه مایکروسافت ورد به تنظیمات مربوط به نام و امضا بروید. به همین منظور، به سربرگ Review رفته و در گروه Tracking، بر روی کمان کوچک پایین سمت راست گروه تحت عنوان Change Tracking Options کلیک کنید. در نهایت در پنجره باز شده بر روی Change Username کلیک کنید و در تنظیمات باز شده همانند روش قبل نام و امضا مورد نظرتان را تغییر دهید.

همچنین به منظور تغییر، اضافه و یا حذف کردن آدرس ارتباطی خود همانند پست الکترونیکی در اطلاعات همراه اسناد نوشته شده، می‌بایست همانند قبل توسط گزینه File و سپس Options به قسمت تنظیمات برنامه مایکروسافت ورد بروید. سپس در پنجره تنظیمات اصلی به سربرگ Advanced بروید. سپس در همان سربرگ پیشرفته به بخش  General بروید (این بخش تقریباً در انتهای تنظیمات سربرگ پیشرفته است). حال در قسمت Mailing Address می‌توانید راه‌های ارتباطی خود از قبیل آدرس پستی و یا پست الکترونیک خود را نیز اضافه، ویرایش و یا حذف نمایید.

8 – تمامی اطلاعات شخصی قابل ردیابی را پاک کنید

مزایا: به‌وسیله این روش، شما از اطلاعات شخصی خود که مایکروسافت آفیس به صورت خودکار آنها را ذخیره می‌کند محافظت می‌کنید.

این بخش یکی از بخش‌های مهمی است که در صورت انجام آن به شما و حفظ اطلاعات شخصی‌تان کمک قابل توجهی خواهد کرد. باید این را در نظر داشته باشید که نرم‌افزار مایکروسافت ورد به صورت پیش‌فرض اطلاعات اسناد شما همانند مواردی مثل نام تمامی کسانی که بر روی یک سند کار (ویرایش) کرده‌اند، تاریخ ایجاد سند مورد نظر، نسخه‌های قبلی سند در صورت موجود بودن، میزان وقتی که شما برای ایجاد این سند گذاشته‌اید و حتی تقلب‌هایی که امکان دارد در ایجاد یک سند استفاده کرده باشید به عنوان مثال استفاده از قالب‌های آماده را در خود به صورت کاملاً خودکار ذخیره می‌کند. در اینصورت، اگر رئیس و یا استاد شما از این قابلیت اطلاع داشته باشد قادر است تا تمام این موارد را متوجه شود که این موضوع در خیلی از موارد ممکن است برضرر شما تمام شود.

شما قادرید تا این اطلاعات ذخیره شده توسط مایکروسات ورد را از طریق منوی File و گزینه Info مشاهده کنید.

خوشبختانه مایکروسافت یک راه آسان برای خلاص شدن از این نگرانی برای شما گذاشته است.

به همین منظور از طریق File و سپس Options به صفحه تنظیمات برنامه مایکروسافت ورد بروید. در صفحه تنظیمات باز شده به سربرگ  Trust Center بروید. در این سربرگ بر روی دکمه Trust Center Settings کلیک کنید. در پنجره جدید باز شده سربرگ Privacy Options را انتخاب کنید. سپس در این قسمت گزینه Remove personal information from file properties on save را به منظور پاکسازی اطلاعات ذخیره شده در برنامه مایکروسافت ورد فعال کنید.

در صورتی که این گزینه همانند شکل بالا خاکستری است، بر روی دکمه Document Inspector کلیک و برنامه آن را اجرا کنید. در صفحه باز شده تمامی اطلاعات ذخیره شده را بررسی و با استفاده از دکمه Remove All تمامی اطلاعات ذخیره شده را حذف کنید.

نکته: این تنظیمات تنها برای اطلاعات شخصی ذخیره شده در اسناد مایکروسافت ورد است و مربوط به تنظیمات کلی این برنامه نیست، به همین منظور اطمینان داشته باشید که با پاک کردن این اطلاعات، تنظیمات شخصی‌سازی شده توسط شما در برنامه مایکروسافت ورد پاک نخواهد شد.

9 – حالت حفاظت شده در مایکروسافت ورد را غیرفعال کنید

مزایا: کاهش یک مرحله برای باز کردن اسناد

حالت Protected View، همانطور که از نامش نیز پیدا است، تنها فقط برای مشاهده اسناد به صورت حفاظت شده است. این مرحله به این منظور است که در صورتی که اسناد حاوی فایل‌های مخربی باشند، از آلوده شدن سیستم عامل شما به این فایل‌ها جلوگیری شود. اما باید به این موضوع نیز توجه کرد که برای باز کردن و ویرایش تمامی اسناد شما می‌بایست دو مرحله را پشت سر بگذارید و این کار موجب اتلاف وقت شما نیز می‌گردد. برای مثال، فرض کنید که یک سند ضمیمه شده در برنامه اوت‌لوک (Outlook) برای شما ارسال می‌گردد و شما برای ویرایش، ذخیره و یا پرینت این سند نیاز به باز کردن آن دارید. در این مرحله ابتدا برنامه، سند مورد نظر شما را به صورت مشاهده حفاظت شده باز می‌کند و در صورتی که شما مطمئن هستید که این فایل از منبع قابل اعتمادی برای شما ارسال گردیده است می‌توانید با کلیک بر روی دکمه Enable Editing، به ویرایش این سند بپردازید. در بعضی مواقع برای اجرای سریع اسناد و اطمینان کامل از سالم بودن سندهای ارسال شده برای شما علی‌الخصوص در شرکت‌ها و کمپانی‌هایی که از سیستم‌های تحت شبکه استفاده می‌کنند، این روند دو مرحله‌ای باعث اتلاف وقت برای کاربران می‌شود. از این رو، مایکروسافت ورد تنظیماتی نیز برای غیرفعال کردن این حالت تعبیه کرده است.

برای غیرفعالسازی این حالت همانند گذشته با استفاده از File و سپس Options به تنظیمات اصلی برنامه مایکروسافت ورد بروید. سپس در صفحه تنظیمات باز شده به سربرگ  Trust Center بروید. در این سربرگ بر روی دکمه Trust Center Settings کلیک کنید. در پنجره جدید باز شده سربرگ Protected View را انتخاب کنید و در این سربرگ هر سه مورد را غیرفعال کنید.

نکته: در صورتی که شما تمایل دارید تا حالت نمایش حفاظت شده را فعال بگذارید اما در عین‌حال خواستار غیرفعال ساختن پیش‌نمایش اولیه هستید، ابتدا به تنظیمات اصلی برنامه مایکروسافت ورد رفته و در سربرگ General، گزینه Open e-mail attachments and other uneditable files in reading view را غیرفعال کنید.

10 – تنظیمات Scrolling خودکار را فعال کنید

مزایا: استفاده نکردن از دستان‌تان به هنگام خواندن مطالب در برنامه مایکروسافت ورد.

به منظور راحتی خودتان و همچنین سرعت بخشیدن خواندن مطالب و اسناد بلند در برنامه مایکروسافت ورد، ابزار Single-click auto scroll را در نوار ابزار تنظیمات سریع (Quick Access Toolbar) تنظیم کنید. برای انجام این تنظیمات، ابتدا بر روی کمان به سمت پایین در سمت راست نوار ابزار سریع برنامه مایکروسافت ورد خود کلیک کنید. سپس از دستورات باز شده، More Commands را انتخاب کنید تا به صفحه اصلی تنظیمات نوار ابزار سریع بروید. در صفحه اصلی تنظیمات منوی کشویی مقابل Choose commands from را کلیک کرده و از منوی باز شده All Commands را انتخاب کنید. سپس در کادر پایین از بین تمامی دستورات قابل مشاهده، دستور Auto Scroll را انتخاب و از طریق دکمه Add در میان ستون‌های راست و چپ، دستور مورد نظر را به ستون سمت راست یعنی ستون دستورات فعال در نوار ابزار سریع فعلی برنامه منتقل کنید. سپس به منظور ذخیره و خروج از تنظیمات بر روی Ok کلیک کنید.

ابزار Auto Scroll در نوار ابزار سریع شما به صورت یک دایره خالی نمایش داده خواهد شد. برای استفاده از این قابلیت بر روی دایره خالی در نوار ابزار سریع برنامه مایکروسافت ورد کلیک کنید. نشانه گر موس بعد از آن به صورت دو کمان دو جهته (به سمت بالا و به سمت پایین) تغییر وضعیت می‌دهد. سپس مسیر حرکت اولیه موس توسط شما بیانگر دستور حرکت موس به سمت صفحات بالایی و یا صفحات پایینی است. علاوه بر این، شدت حرکت اولیه موس توسط شما نیز باعث تنظیم سرعت تغییر صفحات به سمت بالا و یا پایین است. برای خروج از حالت Auto Scroll کافیست دکمه Esc صفحه کلید خود را فشار دهید یا تنها یک بار کلیک موس را فشار دهید.

سخن پایانی

در نهایت امیدواریم که از آموزش ارائه شده استفاده کافی را برده باشید. از اینکه با پلازا همراه هستید کمال تشکر را داریم. نظرات خود را در پلازا با ما به اشتراک بگذارید.