استفاده از پاورپوینت یا نرم افزارهای مشابه، فی النفسه راه مناسبی جهت ارائه مطلب در کنفرانس ها و جلب نظر مخاطبین می‌باشد. اما اشتباهاتی نظیر طراحی ضعیف اسلایدها، فونت های نامناسب و … غالباً نتیجه معکوس به دنبال دارد. در اینجا نکاتی را یادآور می‌شویم که رعایت آنها می‌تواند به شما در جهت ساختن یک فایل پارپوینت بی عیب و نقص و ارائه مطلب ایده‌آل یاری برساند.
طراحی و رنگبندی
اولین مورد حائز اهمیت در ایجاد یک فایل پاورپوینت و عاملی که سبب جذب مخاطب می‌شود طراحی اسلایدها است. سعی کنید از کپی پیست کردن اسلاید از چندین فایل مختلف اجتناب ورزید زیرا این کار یکپارچگی اسلایدهای شما از بین برده و رنگ و شکل متفاوتی به هر یک از آنها خواهد داد. به جای آن می‌توانید بنا به سلیقه خود یک فایل الگو یا Template ایجاد کرده و یا از طرح های الگوی موجود در نرم افزار پاورپوینت استفاده نمایید.
در تمام اسلایدها از فونت یکسان استفاده نمایید (مگر در صورت نیاز برای مواردی مانند عناوین جداول، نمودارها و تیترها). سایز و رنگ فونت را طوری انتخاب کنید که در خواندن مطالب با مشکل مواجه نگردید. در ضمن رنگ پس زمینه اسلایدها را تا حد امکان با موضوع بحث خود ست کنید. بسیاری از افراد از فونت مشکی در پس زمینه سفید رنگ استفاده می‌نمایند که ترکیب مناسبی جهت خواندن بی دردسر متون است اما از طرفی پس از مدتی خستگی چشم ارائه دهنده مطلب و حضار را به همراه دارد. بنابراین با در نظر گرفتن جمیع جهات، بهترین ترکیب رنگ را انتخاب نمایید.
اگر برخی مطالب مهم نظیر یک نقل قول و یا یک عکس نیاز به دیده شدن بیشتر دارند به آنها فضای کافی بدهید و دور و بر آنها را با متون عریض و طویل شلوغ نکنید.
استفاده از برخی نمادها مانند لوگوی شرکت یا دانشگاه و یا سرتیترهای هایلایت شده می‌تواند مناسب باشد اما در بکار بردن آنها زیاده روی ننمایید. رنگ ها بهترین راه برای جلب نظر افراد به کلمات دلخواه شما هستند اما به شرطی که استفاده افراطی از رنگ موجب سردرگمی حضار نشود. همچنین از به کار بردن افکت ها و انیمیشن های بیش از حد بطوریکه ذهن مخاطبین را از موضوع اصلی منحرف سازد اجتناب بورزید.
متن
در متن اسلایدهای خود تا حد امکان تنها از کلمات و عبارات کلیدی استفاده کرده و از گنجاندن جملات کامل بپرهیزید. همچنین هرگز کلمه به کلمه‌ی متن را روخوانی نکنید و آزادانه سخن برانید. چرا که اسلایدها تنها برای کمک به شما در کنارتان هستند و نباید جایگزین کلام فی البداهه‌ی شما بشوند. شما باید داستانی را بازگو نمایید، داده ها را معرفی کنید و شرایط را توضیح دهید و تنها مراجعاتی به متن اسلایدهای خود داشته باشید. اگر اقدام به روخوانی متون عریض و طویل تایپ شده در اسلایدها نمایید نه تنها حس ناخوشایندی در مخاطبین ایجاد می‌شود بلکه توجه آنها نیز از سخنان شما سلب گشته و چه بسا به تلفن های هوشمند خود سوق پیدا کنند.
ضمناً همیشه سعی در ارائه مخلص کلام داشته باشید تا حوصله حضار از طولانی شدن صحبت های شما سر نرود. از خودتان این سوال را بپرسید که اگر قرار است مخاطبین یک چیز ساده را یاد بگیرند و به ذهن بسپارند آیا با ارائه مطلب شما این اتفاق رخ خواهد داد یا خیر؟
تصاویر
عکس ها و تصاویر عامل کلیدی در هر ارائه مطلب موفقیت آمیزی هستند. مخاطبین نه تنها به صحبت های شما گوش می‌سپارند بلکه می‌خواهند با چشم هایشان ببینند که درباره چه چیزی صحبت می‌کنید. استفاده از تصاویر و جلوه های بصری مناسب می‌تواند درک پیام شما را برای آنها تسهیل سازد. حتماً این جمله را شنیده‌اید که می‌گویند یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است بنابراین ابایی از بیشتر شدن حجم تصاویر از حجم متن در اسلایدهایتان نداشته باشید البته نه برای تزئین اسلایدها (که توصیه نمی‌گردد) بلکه برای انتقال بهتر پیامتان به افراد حاضر در جلسه.
شناخت مخاطبین
سطح مطالب ارائه شده توسط شما باید با مخاطبینتان همخوانی داشته باشد. به عنوان مثال نباید برای کودکان دبستانی از مبانی پیچیده‌ی اقتصاد سخن بگویید ولی می‌توانید به زبان ساده مفاهیم ابتدایی و اهمیت اقتصاد را برای آنان شرح دهید. بنابراین قبل از ارائه مطلب پاسخ این سوالات را در ذهن خود مرور کنید:
– مخاطبین چه چیزی درباره موضوع بحث می‌دانند؟
– من چه چیزهای جدیدی را می‌توانم به آنها بیاموزم؟
– چه انتظاراتی از من خواهند داشت؟
– چه چیزهایی برایشان جذاب خواهد بود؟
– چه چیزهایی تمرکز و توجه آنها را بر روی بحث حفظ خواهد کرد؟
در این راه علاوه بر قدرت سخنوری خود به سلاح هایی نظیر تصاویر و انیمیشن های موجود در اسلایدها نیز مجهز هستید که همانطور که پیش‌تر توضیح داده شد می‌بایست بطور هوشمندانه از آنها استفاده نمایید.
تمرین
تمام هدف شما در چنین کنفرانس هایی جذب مخاطبین و انتقال پیام خود به آن‌هاست. اگر موفق به جلب نظر مخاطبین نشوید مهم نیست که در مورد چه موضوع جالب توجهی بحث می‌کردید و یا چقدر در ساختن فایل پاورپوینت خود خلاقیت و نبوغ به خرج داده بودید. بنابراین برای تحقق این هدف می‌بایست با تمرین زیاد، خود را برای رعایت موارد زیر آماده بسازید:
– از زیر و بم تمامی اسلایدهای خود اشراف کامل داشته باشید.
– خود را از هر گونه قید و بند برهانید و آزادانه سخن بگویید.
– با اعتماد به نفس، صدای بلند و رسا صحبت کنید.
– با اجتناب از سریع صحبت کردن، کلمات را به خوبی ادا نمایید.
– در تمام مدت سخنرانی با مخاطبین خود ارتباط چشمی داشته باشید.
فوت کوزه گری
در این مطلب به طور اجمالی نکاتی کلیدی از ساخت اسلایدها گرفته تا جلسه کنفرانس و نحوه ارائه مطلب به مخاطبین توضیح داده شد. مورد آخری که قدرت ذهنی شما را افزایش خواهد داد به یاد داشتن یک نکته است: اینکه هرگز در زمان ارائه مطلب چهره مخاطبین خود را تفسیر ننمایید. اینطور فکر کنید که شما نهایت تلاش خود را کرده‌اید و در حال ارائه مطالب به بهترین شکل ممکن هستید و حضار نیز مشتاق شنیدن کلام شما هستند. بنابراین با دیدن چهره به ظاهر مردد حضار اجازه ندهید که ذهنتان به شما بگوید آنها در اثر سخنان شما دچار تردید، بی حوصلگی یا سردرگمی شده اند بلکه همواره آنان را در حال تمرکز و توجه به خودتان تصور نمایید.