مهارت های ارتباطی کارکنان یک شرکت و آنچه باید یاد بگیریم

اگر در مصاحبه شغلی رد شده‌اید، در محیط کارتان با همکاران، ارباب‌رجوع یا رئیستان به مشکل برخورده‌اید یا پیشرفت شغلیتان دغدغه شماست، با ما همراه باشید تا به موضوع مهارت های ارتباطی کارکنان یک شرکت بپردازیم.

مهارت های ارتباطی (Interpersonal skills) یا مهارت‌های بین فردی، همچنین به‌عنوان مهارت‌های افراد، مهارت‌های نرم یا مهارت‌های هوش هیجانی شناخته می‌شود و مربوط به نحوه برقراری ارتباط و تعامل با دیگران است. هنگامی که کارفرمایان نیرو استخدام می‌کنند، مهارت های ارتباطی کارکنان یکی از معیارهای برتر مورد استفاده در ارزیابی داوطلبان است. صرف نظر از نوع شغلی که دارید، مهم است بتوانید با همکاران، مدیران، مشتریان و فروشندگان به خوبی کنار بیایید. در این مقاله به اهمیت مهارت های ارتباطی کارکنان خواهیم پرداخت.

آنچه در این مقاله می‌خوانید:

• مهارت ارتباطی بین فردی چیست؟
• چرا داشتن مهارت ارتباطی بین کارمندان یک شرکت ضروری است؟
• انواع مهارت های ارتباطی کارکنان یک شرکت
• شغل هایی که به داشتن مهارت های ارتباطی نیاز دارند
• چطور مهارت های ارتباطی خود را افزایش دهیم؟

مهارت ارتباطی بین فردی چیست؟

مهارت های ارتباطی، خصوصا مهارت های ارتباطی کارکنان ویژگی‌هایی هستند که هنگام تعامل و برقراری ارتباط با دیگران به آن‌ها تکیه می‌کنید. این مهارت ها شامل توانایی برقراری ارتباط و ایجاد روابط با دیگران است و معمولا «مهارت‌های مردم» خوانده می‌شوند. مهارت های ارتباطی ویژگی‌های شخصیتی ذاتی شما را با آنچه یاد گرفته‌اید در شرایط خاص اجتماعی به‌کار ببرید ترکیب می‌کنند. مهارت‌های موثر ارتباطی می‌توانند در طی مصاحبه شغلی به شما کمک کنند و تأثیر مثبتی در پیشرفت شغلی شما داشته باشند.

برخی از نمونه‌های مهارت های ارتباطی کارکنان عبارتند از:

• گوش دادن فعال
• کار گروهی
• حس مسئولیت
• قابل اعتماد بودن
• توانایی رهبری
• انگیزش
• انعطاف‌پذیری
• صبر
• همدلی

در یک محیط کار، مهارت های ارتباطی قوی یک دارایی است که می‌تواند به شما در راهبری پیچیدگی‌ها، تغییرات و کارهای روزمره کمک کند.

به مهارت های ارتباطی کارکنان گاهی مهارت‌های اشتغال‌زایی گفته می‌شود. کلمه «اشتغال‌زایی» نکته مهمی در مورد اهمیت مهارت های ارتباطی است؛ آن‌ها آنقدر تعیین‌کننده هستند که مدیران واقعا نمی‌خواهند داوطلبان فاقد مهارت های ارتباطی را استخدام کنند.

بسیاری از مشاغل به تعامل پایدار و شاید دائمی با افراد دیگر نیاز دارند. این موضوع حتی در مورد مشاغلی که به‌نظر می‌رسد به شخصیت‌های درونگرا نیاز دارند و فرد به‌طور مستقل کار می‌کند نیز صادق است. به‌عنوان مثال، حتی اگر مهندس نرم‌افزار، نویسنده یا آمارگر باشید، هنوز هم باید بتوانید با تیم خود ارتباط برقرار کرده و با آن‌ها همکاری کنید.

مهم است که در نامه درخواست همکاری و رزومه کاری خود بر مهارت های ارتباطی تأکید کنید و سپس در هنگام مصاحبه شغلی با رفتار خود از این ادعاها پشتیبانی کنید. حتی اگر در جنبه‌های فنی شغل خود سرآمد باشید، در صورت فاجعه بودن در مهارت های ارتباطی، از حضور شما در دفتر به خوبی استقبال نمی‌شود.

چرا داشتن مهارت ارتباطی بین کارمندان یک شرکت ضروری است؟

مهارت‌ های ارتباطی قوی می‌تواند در طی مصاحبه شغلی به شما کمک کند؛ زیرا مصاحبه‌کننده به دنبال متقاضیانی است که بتوانند به خوبی با دیگران کار کنند. همچنین مهارت های ارتباطی به شما کمک می‌کنند سایر افراد را درک کنید و رویکرد خود را با همکاری مؤثر با دیگران انطباق دهید و تقریبا در هر شغلی موفق شوید. به‌عنوان مثال، درحالی‌که یک مهندس نرم‌افزار ممکن است بیشتر وقت خود را به‌طور مستقل بر روی کد کار کند، ممکن است نیاز باشد که با سایر برنامه‌نویسان همکاری کند تا بتواند به‌طور موثری یک محصول را به بازار عرضه کند.

این امر به‌طور خاص درست است؛ زیرا بیشتر شرکت‌ها برای انجام کارهایشان، چارچوب‌هایی تعاملی را به کار می‌گیرند. کارفرمایان به دنبال کارکنانی خواهند بود که هم بتوانند وظایف فنی را عالی انجام دهند و هم ارتباط خوبی با همکاران داشته باشند.

انواع مهارت های ارتباطی کارکنان یک شرکت

در ادامه به انواع مهارت های ارتباطی کارکنان یک شرکت می‌پردازیم.

ارتباطات

یکی از مهم‌ترین مهارت های ارتباطی کارکنان در یک شرکت، ارتباطات است. شما خواه در IT کار کنید یا در خدمات به مشتری، ساخت و ساز یا هر صنعت دیگری، باید بتوانید از طریق ارتباطات شفاهی و کتبی با دیگران ارتباط واضح و موثری برقرار کنید. برخی از مشاغل نیز به مهارت در سخنرانی مؤثر عمومی نیاز دارند. به این ترتیب شما می‌توانید در موقعیت‌های متفاوت از ارتباط غیرکلامی، سخنرانی عمومی یا ارتباط کلامی بهره ببرید.

مدیریت منازعه

چه مدیر باشید و چه کارمند، به احتمال زیاد نیاز خواهید داشت در بعضی مقاطع کاری، اختلاف‌ها را برطرف کنید. این ممکن است شامل حل مسئله بین دو کارمند، بین خودتان و یک همکار، یا بین مشتری و شرکت شما باشد. برای رسیدن به یک راه حل، باید عادلانه به هر دو طرف گوش دهید و از حل مسئله خلاقانه استفاده کنید. در مدیریت منازعه حل اختلاف، انتقاد سازنده، مشاوره، میانجی‌گری و حل مسئله به کمک شما می‌آیند.

همدلی

بخشی از یک مدیر، کارمند یا همکار خوب بودن، توانایی درک و نشان دادن همدلی با دیگران است. برای مثال اگر با یک مشتری یا همکار در حالی که شاکی است تماس بگیرید، لازم است به نگرانی‌های آن شخص گوش فرا دهید و در مورد مسئله‌اش ابراز دلسوزی کنید. همدلی یک مهارت مهم است که به شما کمک می‌کند تا با همه افراد در محیط کار همراه باشید.

در مهارت ارتباطی همدلی لازم است بر مراقبت، دلسوزی، سیاست، اختلاف، کمک به دیگران، مهربانی، صبر، توجه، حساسیت و ابراز همدردی تمرکز کنید.

توانایی رهبری

حتی اگر مدیر نیستید، داشتن تجربه و توانایی رهبری بسیار مهم است. رهبری مستلزم داشتن توانایی انگیزش و ترغیب دیگران و کمک به تیم برای دستیابی به موفقیت است. به این ترتیب ویژگی‌ها و توانایی‌های ترغیب، اعتماد قابل توجه، آموزش، مدیریت، منتورینگ، انگیزش و تقویت مثبت در کسب مهارت ارتباطی توانایی رهبری مفید هستند. برای آشنایی با مهارت‌های رهبری می‌توانید به این مطلب مراجعه کنید.

گوش دادن

یکی دیگر از مهارت های ارتباطی کارکنان یک مجموعه، گوش دادن است. گوش دادن مهارتی است که با ارتباط خوب همراه است. در حین این که لازم است بتوانید ایده‌های خود را بیان کنید، باید متفکرانه به عقاید دیگران نیز گوش دهید. این به مشتریان، کارفرمایان، همکاران و کارمندان شما کمک می‌کند تا احساس احترام و ارزشمندی کنند. در مهارت ارتباطی گوش دادن، باید به گوش دادن فعال، کنجکاوی، تمرکز و پرس‌و‌جو توجه شود.

مذاکره

مذاکره یک مهارت مهم برای بسیاری از موقعیت‌هاست. بسته به آن شغل خاص، ممکن است به ایجاد توافق‌نامه رسمی (یا قرارداد) بین مشتری‌ها یا کمک به همکاران در حل مسئله و تعیین راه حل نیاز باشد. برای اینکه یک مذاکره‌کننده خوب باشید، باید بتوانید به دیگران گوش دهید، از حل مسئله خلاق استفاده کنید و به نتیجه‌ای برسید که همه را راضی کند. توانایی مذاکره، متقاعد کردن و بررسی، سه بخش مهم برای این مهارت ارتباطی هستند.

نگرش مثبت

کارفرمایان می‌خواهند کارمندانی را استخدام کنند که دفتر را به مکانی روشن‌تر تبدیل کنند. آن‌ها افرادی را می‌خواهند که دارای رفتاری دوستانه و مثبت باشند. این بدان معنا نیست که شما باید اجتماعی‌ترین فرد دفتر باشید، اما شما باید مایل باشید که با همکاران خود نوعی رابطه مثبت را توسعه دهید.

مهارت‌های رفتاری، گسترش سازگاری، مساعدت، شوخ طبعی، شبکه‌سازی و مهارت‌های اجتماعی می‌تواند به شما در این مسیر کمک کند.

کار گروهی

حتی اگر شغل شما مستلزم کارهای مستقل زیادی باشد، هنوز هم باید بتوانید با دیگران همکاری کنید. کار تیمی شامل تعدادی مهارت است که قبلا به آن‌ها اشاره شده است. شما باید بتوانید به دیگران گوش دهید، بین آن کار و اهدافتان ارتباط برقرار کنید، به تیم خود انگیزه دهید و هر تعارضی که ممکن است به‌وجود بیاید را برطرف کنید. همکاری، تسهیل‌گری گروه، تیم سازی و کار گروهی از ملزومات این مهارت رفتاری هستند. برای آشنایی بیشتر با کار گروهی و مزایا و معایب کار تیمی به این مقاله مراجعه کنید.

شغل هایی که به داشتن مهارت های ارتباطی نیاز دارد

هر شغلی که درخواست می‌کنید به نوعی به مهارت ‌های ارتباطی نیاز دارد. در ادامه به بعضی از مشاغلی که بیش از سایرین بر مهارت‌ های ارتباطی کارکنان متکی هستند می‌پردازیم.

معلمان

معلمان برای همکاری مشترک با یکدیگر، مدیران، دانش‌آموزان و والدین به مهارت های ارتباطی قوی نیاز دارند. یک معلم همدل و صبور می‌تواند دانش‌آموزان را در یادگیری و رشد مؤثر در آموزش، یاری دهد.

کارمندان اداری

کارمندان اداری باید از نظر مهارت ‌های ارتباطی بسیار قابل اعتماد باشند. کارمندان اداری به‌طور مرتب با مشتری یا مراجع در تماس هستند و به این ترتیب مهارت ‌های ارتباطی از جمله کارکردهای ضروری شغلشان است.

مدیران بازاریابی

بازاریابی به چندین مهارت فنی و نرم نیاز دارد. مهارت‌های ارتباطات بین فردی بخش مهمی از بازاریابی و مدیریت بازاریابی است؛ زیرا متخصصان بازاریابی نه تنها در توسعه کمپین‌های بازاریابی، بلکه با مشتریان و تیم‌های فروش نیز همکاری مشترک دارند.

نمایندگان خدمات مشتری

خدمات به مشتری به سطح بالایی از مهارت‌های افراد نیاز دارد. افراد شاغل در خدمات مشتری بیشتر ساعات کاری خود را درگیر مشتریانی می‌کنند که ممکن است ناراضی، آشفته و عصبانی باشند. مهارت‌ های ارتباطی به ویژه صبر، همدلی و گوش دادن فعال ضروری است.

چطور مهارت های ارتباطی خود را افزایش دهیم؟

گرچه تمرین مهارت های ارتباطی به دلیل تعامل روزمره با دیگران ساده به نظر می‌رسد، عمل به یک برنامه آگاهانه می‌تواند شما را در بهبود سریع آن یاری کند. راه‌های زیر را برای بهبود مهارت های ارتباطی خود در نظر داشته باشید.

شرکت در کارگاه ها یا کلاس های آنلاین

چندین کارگاه، کلاس آنلاین و فیلم در مورد روش‌هایی که می‌توانید مهارت های ارتباطی را تمرین کنید وجود دارد. گرچه بسیاری از آن‌ها رایگان هستند، برای برخی باید هزینه پرداخت شود.

فرصت هایی برای ایجاد رابطه

اگر از خانه کار می‌کنید یا در هر صورت فرصت‌های زیادی برای تمرین مهارت‌ های ارتباطی ندارید، می‌توانید به یک گروه بپیوندید. این گروه می‌تواند با کار شما مرتبط باشد؛ مانند شبکه‌سازی یا گروه‌های خاص صنعت یا گروهی که علایق مشابه یا محتواهای سرگرم‌کننده را به اشتراک می‌گذارد.

بهبود تعامل

روی راه‌های بهبود تعاملتان دقیق شوید. برای بررسی تعاملاتی که دارید، وقت بگذارید و راه‌هایی را که می‌توانستید به‌طور مؤثرتر تعامل داشته باشید در نظر بگیرید. این ممکن است کلمات خاصی باشد که شما گفته‌اید، روش‌هایی که واکنش نشان داده‌اید یا زبان بدنی که استفاده کرده‌اید.

انتقاد سازنده

از دوستان یا همکاران قابل اعتماد انتقاد سازنده بخواهید. دریافت دیدگاه شخص ثالث در مورد سطح مهارت‌های خود و راه‌های خاصی که می‌توانید آن را بهبود دهید مفید است. از دوستان یا همکاران قابل اعتماد بخواهید که در مورد مهارت های ارتباطی شما انتقاد سازنده‌ای ارائه دهند.

مشاهده تعاملات مثبت

سایر تعاملات مثبت ارتباطی را مشاهده کنید. یادگیری با دیدن دیگران در استفاده از مهارت های ارتباطی نیز می تواند مفید باشد. تعامل مثبت اطرافیان را مشاهده کنید و آن خصوصیاتی را که تحسین می‌کنید در روابط خود به کار گیرید.

مشاوره

به دنبال مشاوره باشید. مشاوره خواستن از شخصی که به او اعتماد دارید، او را تحسین می‌کنید و به او احترام می‌گذارید در زمینه ارتقاء مهارت های ارتباطی و پیشرفت در حرفه خود، روی‌هم‌رفته می‌تواند یک روش بسیار مؤثر برای یادگیری باشد.

تعیین اهداف

تعیین اهداف برای خودتان می‌‌تواند ساختار ایجاد کرده و یادگیری شما را با فهم اینکه چه موقع و چگونه پیشرفت‌های کافی داشته‌اید کارآمدتر کند.

امروزه مهارت های ارتباطی کارکنان برای موفقیت در محل کار ضروری هستند. شما باید در مصاحبه استخدامی کارفرما را متقاعد کنید که دارای مهارت های ارتباطی مناسبی هستید. وقتی شغل را به دست آوردید با تکیه بر مهارت های ارتباطی به کارتان ادامه خواهید داد. با نشان دادن اینکه شما قابل اعتماد هستید، با ابتکار عمل در رهبری و تأثیر مثبت بر همکاران خود، می‌توانید به عنوان یک هم‌تیمی اهل همکاری مشهور شوید. از دیگر مهارت های ارتباطی کارکنان در محیط کار می‌توان به ارتباطات، مدیریت تعارض، همدلی، توانایی رهبری، گوش دادن، مذاکره، نگرش مثبت و کار گروهی اشاره کرد. شاید لازم باشد برای پرورش این مهارت‌ها از روش‌های بیان شده در این مقاله بهره ببرید؛ زیرا صرف نظر از نوع شغلی که می خواهید وارد آن شوید، توانایی شما در خوب کار کردن با همکاران و کارفرمایان می‌تواند اثر خوبی داشته باشد و منجر به رشد شغلیتان شود.