چگونه اورنوت را به ابزار مدیریت پروژه‌‌ای قدرتمند تبدیل کنیم

اگر برای یادآوری برنامه‌ها و نظم بخشیدن به کارهای خود از به دنبال نرمافزارهای مدیریت کارهای خود گشته باشید  احتمالا نام Evernote را شنیده‌اید. اورنوت برنامه‌ای متن باز یا به عبارت ساده‌تر رایگان، برای یادداشت برداری است. البته این تعریفی بسیار مختصر از کاریست که اورنوت انجام میدهد. اورنوت به وسیله کمپانی خصوصی اورنوت در ردوود کالیفورنیا ایجاد شد. این نرم افزار به کاربران خود اجازه میدهد تا یادداشت هایی با فرمت های مختلف ایجاد کنند. شما می‌توانید اورنوت را روی همه دستگاه‌ها یا گجت‌های خود نسب کنید و هنگام اتصال به اینترنت همگام سازی بین تمامی دستگاه‌ها انجام خواهد شد و شما روی تمامی گجت‌های خود به یادداشت‌هایتان دسترسی خواهید داشت. البته می‌توانید اگر بخواهید می‌توانید یادداشت های خود را به صورت محلی یا لوکال ذخیره نمایید تا فقط روی دستگاهی مشخص بتوان به آن دسترسی داشت. اورنوت روی اکثر پلتفرم‌ها از قبیل ویندوز، مک، اندروید و ios قابل نصب و اجراست اما هنوز قابلیت نصب روی لینوکس را ندارد. همچنین شما قادر خواهید بود در فرمت‌های مختلف از قبیل mht، HTML، enex از یادداشت‌های خود خروجی بگیرید و یا از طریق شبکه‌های اجتماعی نظیر فیس بوک یا توئیتر نوشته‌های خود را به اشتراک بگذارید و یا آنها را از طریق پست الکترونیک ارسال کنید. همچنین اگر از نسخه طلایی آن استفاده کنید که با مبلغ ناچیز 5دلار در ماه یا 45 دلار در سال قابل تهیه است می‌توانید امکان ویرایش یادداشت هایتان را به دوستانتان نیز بدهید.

با اورنوت قادر خواهید بود تصویر یا صدا نیز در نوشته‌هایتان قرار دهید. اورنوت کمک میکند یادداشت‌هایتان را در دفترچه‌های مختلف  قرارداده و با اختصاص برچسب به این دفترچه‌ها آنها را دسته بندی کنید. با استفاده از تمامی قابلیت‌های اورنوت به ابزاری قدرتمند برای مدیریت کارهایتان تبدیل خواهد شد. اما گاهی با زیاد شدن یادداشت ها ممکن است استفاده از اطلاعاتتان دشوار شود.

هنگامی که تصمیم به در دست گرفتن کنترل اورنوت خود کردم، در پروفایل خود 19دفترچه داشتم که شامل 500 یادداشت می‌شد. حدود 43 برچسب داشتم که بسیاری از آنها تنها شامل چند یادداشت کوچک بودند.

بعضی از دفترچه شامل مقالاتی مفید بودند. در بعضی از آنها اهداف خود را نوشته بودم در بعضی دیگر سرگرمی‌های خود و یا چیزهایی که به نظرم جالب بودند دخیره شده بود. در بعضی دیگر دستورالعمل‌ها، مسائل مربوط به کارم، اطلاعات مالی و… ذخیره شده بودند و همه چیز بسیار شلوغ به نظر می‌رسید.

در ادامه برایتان توضیح خواهم داد که چگونه این هرج و مرج عظیم را به یک سیستم مدیریت پروژه شخصی جالب تبدیل کردم که به شما یاد خواهد داد چگونه مراقب تنظیمات اورنوت خود باشید.

دفترچه‌ها یا نوت بوک های خود را پاک سازی کنید.

این قسمت مشکل کار است اگر از قبل از اورنوت استفاده می کرده اید احتمالا حجم یادداشت هایتان بالا خواهد بود. شخصا مجبور بودم که از شر بسیاری از آنها راحت شوم. اگر تصمیم به انجام این کار دارید آن را سریع انجام دهید. من هر کدام دفترچه‌هایم را به صورت مختصر بررسی کرده و از خود می‌پرسیدم آیا نیاز دارم برای استفاده از این اطلاعات دوباره سراغ این دفترچه بیایم و یا آیا به راحتی قادر خواهم بود این اطلاعات را روی اینترنت پیدا کنم؟

اگر تعداد زیادی نوشته با یک موضوع دارید می‌توانید آنها را به یک نوشته منتقل کنید. همچنین این کار را به وسیله برچست زدن به دفترچه‌ها نیز انجام دهید. به عنوان مثال من دو دفترچه “سوابق کاری” و “سوابق تحصیلی” داشتم و به هردوی  آنها برچسب “رزومه” را اختصاص دادم. این کار کمک می‌کند مجبور نباشید برای دیدن و همه دفترچه‌ها مدام از اسکرول موس استفاده کنید و دسترسی شما را به نوشته‌هایتان را سریع‌تر خواهد کرد.

حال احتیاج دارید تا دفترچه‌ها و برچسب‌های جدیدی برای سیستم مدیریت پروژه‌تان ایجاد کنید. من با برچسب‌ها و دفترچه‌های زیر شروع کردم

1. وسائل مورد استفاده

• مقالات
• فرم‌ها

2. جالب

• مکالمات
• بلاگ ها
• اخبار

3. سایر

• دست آوردها
• بازی‌ها

مطمئنا باز هم چیزهایی برای نوشتن خواهد بود. همچنین به آنها شماره اختصاص می‌دهیم تا به ترتیب مورد نظر ما قرار بگیرند.

حالا می‌توانم سراغ برچسب‌ها و دفترچه‌هایی که احتیاج دارم تا حد ممکن به سرعت به آنها دسترسی داشته باشم.

یک لیست اصلی درست کنید

حتی اگر سیستم دفترچه‌هایتان به خوبی مرتب شده‌اند باز هم نیاز به یک مکان اصلی دارید تا پروژه های مختلفتان را به آن ارجاء دهید. در لیست اصلی خودم نوشته‌ای درست کرده و در آن تمامی قراردادهای کاری و پرداخت‌های مربوط به هرکدام را ذخیره کردم. این موضوع به من کمک می‌کند تا بفهمم چگونه زمان خود را تقسیم بندی کنم. پروژه‌های کوتاه مدت نیز همنجا ذخیره می‌شوند تا فراموش نکنم روی آنها کار کنم.

همانطور که مشاهده می‌کنید لینکی در پایین نوشته وجود دارد”freelance Pitches”   که با کلیک روی آن به نوشته‌ای خواهم رفت که در آن گام‌های اساسی را که نیاز است انجام دهد ذخیره کرده‌ام. به این ترتیب دیگر نیازی به استفاده از ابزارهایی نظیر Google Drive Spreadsheet، یا بوردهای Trello یا سایر ابزارهایی که برای برنامه ریزی استفاده می‌کردید نیست.

همچنین بخشی با نام “Potential/ back burner” ایجاد کرده تا کارهایی را که دوست دارم انجام دهم اما در حال حاضر وقت آن را ندارم در آن مشخص کنم. باز هم تکرار می‌کنم که این موارد به من کمک خواهند کرد تا این چیزها را در ذهن داشته باشم.

البته شما می‌توانید لیست اصلی خود را هرگونه که می‌خواهید بسازید. همچنین می‌توانید زمان سر رسید کارها و یا لینک هایی به سایر نوشته ها را هم در آن قرار دهید.

یا لیستی از کارهایی که باید انجام دهید ایجاد کنید تا کار بعدی که قرار است انجام دهید برایتان یادآوری شود. هچنین برای ایجاد چک باکس برای وظایف چند مرحله‌ای به راحتی می‌توانید از گزینه‌های بالای صفحه CheckBox را انتخاب کنید.

دسته‌بندی نوشته‌های پروژه

راه‌های زیادی برای دسته‌بندی نوشته‌هایتان با دفترچه‌ها وجود دارد. من شخصا ترجیح می‌دهم اطلاعات زیادی در یک نوشته ذخیره کنم تا بتوانم با مراجعه به یک جا اطلاعاتم را به دست بیاورم. شما ممکن است ترجیح دهید اطلاعات خود را در نشوته‌های مختلفی قرار دهید. این بستگی به شیوه منظم کردن شخصی شما دارد.نکته اصلی نگهداری بیشترین مقدار اطلاعات در دفترچه‌هایتان است.

تمامی نوشته‌هایتان، نقشه‌ها، پروژه‌ها، ایمیل‌های مرتبط و سایر چیزهای مرتبط همگی باید در این دفترچه‌ها قرار بگیرند.

البته که این که همیشه ممکن نیست. مثلا اگر کمپانی شما برای برنامه‌ریزی کارها از Trello استفاده می‌کند شاید بهتر باشد از طریق یک لینک در لیست اصلی خود به آن برد دسترسی پیدا کنید. تا حد امکان اطلاعات شما باید از طریق دفترچه پروژه به راحتی قابل دسترسی باشد.

اضافه کردن مسیر میانبر

هدف اصلی استفاده از سیستم‌های کنترل پروژه اطمینان از این نکته است که بتوانید هر چیزی را که میخواهید در هر زمانی که پیدا کنید. دقیقا همان چیزی که یک شورت کات کمک می‌کند انجام دهید.

در حالی که ما سعی داریم تعداد دفترچه‌ها و برچسب‌ها را در کمترین تعداد نگه داریم، احتمالا دارد نوشته‌ها یا دفترچه‌هایی وجود داشته باشند که نیازدارید با یک کلیک به آنها دسترسی داشته باشید.

تنظیم یادآور و تاریخ‌های سر رسید

یادآورهای اورنوت و تنظیم تاریخ‌ها روی تقویم، مخصوصا هنگامی که چند پروژه را مدیریت می‌کنید بسیار سودمند خواهند بود. این کار به سادگی با کلیک کردن روی آیکون ساعت که در بالای تمام نوشته‌ها قرار دارد قابل انجام است. توجه داشته باشید که اگر وظایف متعددی در یک نوشته قرار داده باشید نمی‌توانید برای هرکدام از آنها یک تاریخ برای یادآوری در نظر بگیرید زیرا به هر نوشته تنها یک تاریخ یادآور می‌توان اختصاص داد. پس شاید بهتر باشد وظایف مختلف را در نوشته‌های مختلف ذخیره کرد.

یک سیستم برچسب نویسی برای خود ایجاد کنید

اینکه شما چگونه از برچسب‌ها استفاده می‌کنید بستگی به این موضوع دارد که چگونه می‌خواهید پروژه خود را مدیریت کنید.

مثلا ممکن است برای هر نوع مشخص پروژه برچسبی جداگانه داشته باشید. مثل “نوشتن”، “ترجمه”، “تحقیق”، “آنالیز” و…

شما همچنین می‌توانید به جای این کار از برچسب‌های اولویتی مثل “فردا”، “هفته دیگر” و یا 1، 2، 3 و… استفاده کنید. بسیاری از افراد از شیوه برچسب نویسی مخصوص به خود استفاده میکنند. مانند کد یا ترکیبی از کد تاریخ یا نام.

نرم افزار خود را ارتقا دهید

اورنوت قابلیت ارتقاء بسیار زیادی دارد ا با سایر نرم افزارها کار کند.Feedly و  Pocket می‌توانند مقالات خود را مستقیما به اورنوت ارسال نمایند. Trello این امکان را به شما می‌دهد که کارت‌ها و نوشته‌ها را به هم لین کنید.

همکاری

در صورتی که از اورنوت برای مدیریت پروژه‌های شخصی استفاده می‌کنید شاید احتیاج زیادی به ابزار‌های همکاری نداشته باشید. اما اگر با سایر افراد که از اورنوت استفاده می‌کنند همکاری می‌کنید این ابزارهای همکاری می‌توانند فوق العاده مفید باشند. ارتباطات امری حیاتی در مدیریت موثر پروژه‌ می‌باشد.

برای به اشتراک گذاری کافیست دکمه share را در بالای نوشته کلیک کنید ولینکی برایتان ایمیل خواهد شد. شما از این طریق به راحتی می‌توانید نوشته‌ها و دفترچه‌ها را به اشتراک بگذارید و یا در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارید.

چت کردن با همکارانتان نیز می‌تواند مفید واقع شود مخصوصا هنگامی که همگی از یک نوع لپ تاپ یا سیستم استفاده می‌کنید. به مسیر File > New Chat و یا View > Work Chat  بروید و می‌توانید مکالمات خود را ببینید.

نام یا آدرس ایمیل فرد مورد نظر خود را در نوار بالایی تایپ کنید تا شروع به مکالمه با فرد مورد نظر خود کنید.

اورنوت وسیله‌ای برای مدیریت پروژه زندگی شخصیتان

اورنوت ابزاری قدرتمند برای ذخیره چیزهایی است که در آینده به دردتان خواهد خورد. اما وقتی از آن به عنوان به صورت سستم مدیریت پروژه با نظم بالا استفاده شود بسیار مفید خواهد بود. لازم نیست حتما برای کار از آن استفاده کنید، آنها می‌توانند پروژه های شخصی و یا برای هر چیز دیگری استفاده شوند.