اپلیکیشن هایی وجود دارند که به کاربر کمک می‌کنند تا با دسته‌بندی لیست کارهای خود، اولویت بندی آنها، به اشتراک‌گذاری‌شان و … بهترین عملکرد را در محیط کار نشان دهد. در ادامه مطلب به معرفی 9 اپلیکیشن در این زمینه خواهیم پرداخت.
حتماً برای‌تان پیش آمده که در محل کارتان در یکی از آن روزهایی هستید که حال‌تان خوب نیست. از همان وقت‌هایی که نمی‌توانید تمرکز کنید یا کار دیگری انجام دهید. از آن طرف، استفاده از تلفن همراه‌تان هم معمولاً این حالت را تشدید می‌کند؛ اما حال باید بگوییم که فناوری می‌تواند روی دیگری هم داشته باشد.
آنچه در این مقاله می‌خوانید:
اپلیکیشن‌های تخصصی وجود دارند که استرس شما را کاهش می‌دهند و تمرکز و کارایی‌تان را بالا می‌برند. در این مقاله ما به معرفی ۹ اپلیکیشنی خواهیم پرداخت که به شما کمک می‌کنند تا زمان‌تان را مدیریت کنید، برای تعطیلات برنامه‌ریزی کنید، برای ملاقات‌های کاری خود به خوبی تدارک ببینید و حتی از حضورتان در محل کار لذت ببرید.
9 اپلیکیشن مدیریت زمان
Toggl ؛ اپلیکیشنی حرفه‌ای برای مدیریت زمان
ملاقات شغلی، پرداخت صورتحساب‌ها و کارهای عمومی که بخشی از فکرتان را به خود مشغول می‌کند و می‌تواند تمرکز شما را در روز کاری به هم بریزد از خدمات ارائه شده توسط این برنامه هستند. برای آن که کاربرد این اپلیکیشن را دریابید، فرض کنید درست وقتی که قصد رفتن به جایی را دارید، ناگهان متوجه می‌شوید که باید قبض خاصی را پرداخت کنید. Toggl درست همین‌جا وارد عمل می‌شود و نگرانی شما را برطرف می‌کند.
این اپلیکیشن کاملاً تصویری بوده و راه‌اندازی آن بسیار ساده است. ابتدا دسته‌بندی انواع کارهایی را که قصد انجام‌اش را دارید، مشخص کنید. کارهایی مثل کمک به ارباب رجوع، انجام وظایف محول شده و از این قبیل را تعیین کنید. سپس وقتی به محل کارتان رفتید، تایمر Toggl را روشن و در انتهای هر کار آن را متوقف کنید. وقتی اطلاعات کافی در مورد زمان مورد نیاز برای انجام فعالیت‌هاتان را جمع‌آوری کرده باشید، می‌توانید جداول و گزارشاتی را بررسی کنید که برنامه در اختیار شما قرار می‌دهد. به این ترتیب متوجه می‌شوید که زمان خود را صرف انجام چه کارهایی کرده‌اید.
برای تجزیه و تحلیل دقیق‌تر، می‌توانید یک اشتراک پرمیوم به قیمت ۹ تا ۱۸ دلار به ازای هر ماه خریداری کنید. البته این مبلغ را می‌توانید سلانه پرداخت و به اکانت خود اضافه کنید. بسته به برنامه‌ای که انتخاب می‌کنید، می‌توانید یادآوری‌ها، پشتیبانی تیم Toggl، اطلاعات سودآوری و غیره را در گزارشات اپلیکیشن مشاهده کنید. لازم به ذکر است که این اپ هم در نسخه‌ی iOS و هم اندروید موجود است.
Calm ؛ رفع خستگی و احساس آرامش در محیط کار
ممکن است دفتر کارتان محیطی گیج‌کننده و تنش‌زا باشد. برای اجتناب از افزایش بیش از اندازه‌ی فشار به مغزتان سری به برنامه‌های مدیتیشنی مثل Calm بزنید.
این برنامه برای شما فعالیت‌های آرام‌بخش و استرس‌زدایی را ارائه می‌دهد. فعالیت‌هایی در قالب کلیپ‌های ۳ تا ۲۵ دقیقه‌ای در اختیارتان قرار می‌گیرد و شما می‌توانید آنها را در برنامه‌ی روزانه‌تان جای دهید. علاوه براین فعالیت‌های روزانه، Calm دوره‌های طولانی‌تری نیز به شما پیشنهاد می‌دهد که یک هفته یا بیش‌تر طول خواهند کشید.
از آن جا که این برنامه‌های Calm تنها به مدت محدود رایگان هستند، شما می‌توانید با پرداخت مبلغ مشخصی بیش از ۱۰۰ برنامه را خریداری کنید. حق اشتراک این برنامه به سه صورت ۱۳ دلار ماهانه، ۶۰ دلار سالانه و یا ۳۰۰ دلار مادام‌العمر هستند. این اپلیکیشن هم در هر دو نسخه‌ی اندروید و iOS در دسترس است.
MindMeister ؛ ثبت تصویری ایده‌های بکر
بیان اید‌هایی که به مغزتان می‌رسد و قابل فهم کردن آن، همیشه کار ساده‌ای نیست. ارائه‌ی ایده‌های‌تان در قالب فلوچارت (Flow Chart)، درخت تصمیم‌گیری ( Decision Tree) و یا نمودار عنکبوتی (Spider Diagram) به شما در برقراری ارتباط و سازماندهی افکارتان کمک زیادی خواهد کرد. اگر بخواهید این کار را بصورت دستی انجام دهید احتمالاً نتیجه چیزی جز مجموعه‌ای از خطوط کج و معوج ناخوانا بر روی یک تخته وایت بورد یا کاغذ نخواهد بود. اما اگر بخواهید یک نسخه‌ی دیجیتال از آن تهیه کنید باید به سراغ برنامه‌هایی مثل MindMeister بروید.
نمودارهای شما که در این برنامه با عنوان «Mind Mapa» شناخته می‌شوند، ممکن است شامل تشریح کارهای پروژه‌ی جاری‌تان، ایده‌های محصولات آتی، جدول زمان‌بندی، استراتژی‌های شرکت و یا هر ایده‌ی دیگری که شما و یا همکاران‌تان قصد ارائه‌ی آن را دارید باشد. زیبایی MindMeister در انعطاف‌پذیری آن است. شما می‌توانید ظاهر و طرح گزارشات خود را با انواع فونت‌ها، رنگ‌ها و اشکال سفارشی طراحی کنید. یا این که فرمت ساده‌ای را انتخاب و از برنامه برای گرفتن یادداشت‌های کتبی ساده استفاده کنید.
این اپلیکیشن به شما اجازه می‌دهد تا سه ایده‌ی ذهنی خود را به صورت رایگان مدیریت کنید. برای دسترسی به تعداد پروژه‌های نامحدود و هم چنین قابلیت‌های تشویقی مانند افزودن پیوست‌ها، داشتن تابع چت، اشتراک‌گذاری با اعضای تیم‌های مختلف و پشتیبان‌گیری از داده‌ها، باید یکی از طرح‌های اشتراکی MindMeister را خریداری کنید. بسته به ترکیب ویژگی‌های انتخاب شده هزینه‌ی اشتراک این اپ، از ۵ تا ۱۳ دلار به ازای هر ماه متغیر است که به صورت سالانه پرداخت می‌شود. نسخه‌ی اندروید و iOS آن هم در دسترس است.
Trello ؛ سازماندهی کارها به‌سادگی و با سرعت
مطمئناً داشتن لیست کارهایی که در دست اجرا دارید به شما در پیگیری و انجام آن، کمک زیادی خواهد کرد. اما برای افزایش واقعی بهره‌وری باید از Trello استفاده کنید. این برنامه در عین سادگی فریبنده‌ی خود به شما اجازه می‌دهد تا هر کاری را بر روی یک کارت انجام دهید.
از آنجا که کارت‌های Trello دیجیتالی هستند، می‌توانید آنها را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید، عکس و فایل به آن پیوست کنید، تاریخ انجام و یادآوری‌هایی به آن اضافه کنید و هم چنین توضیحات و لینک‌های پرجزئیاتی نیز به آن بیفزایید. برای مدیریت‌شان نیز می‌توانید به کارت‌ها برچسب‌های رنگی اضافه و آنها را در ستون‌های مختلف دسته‌بندی کنید. این روش کارت – ستون مانند یک لیست پیشرفته انجام امور ( To-do List ) عمل می‌کند که تسلط شما بر کارهایی که می‌خواهید انجام دهید را بالا می‌برد.
تمام این قابلیت‌ها رایگان‌اند. با این وجود اگر کارفرمای‌تان می‌خواهد برنامه‌های اضافی مانند گوگل درایو و اسلک (Slack) را با کارت‌های خود ادغام کند، می‌تواند با پرداخت هزینه ۱۰ تا ۲۱ دلار در ماه که به صورت سالانه تسویه می‌شود، برنامه‌ی خود را به حالت مدیریت تیم (Team-Management) بروزرسانی کند. نسخه‌ی اندروید و iOS این برنامه در دسترس است.
Dropbox ؛ فایل‌های خود را همیشه و همه‌جا به‌همراه داشته باشید
اگر مجبورید از خانه کارهای‌تان را دنبال کنید و نیازمند آن هستید که به فایل‌های خود در هر زمان و هر مکانی دسترسی داشته باشید، یکی از بهترین گزینه‌های موجود برای آن که بتوانید به وسیله‌ی آن به اطلاعات خود از طریق چندین دستگاه مختلف مانند تلفن همراه، تبلت، لب‌تاپ خانگی و یا کامپیوتر محل کارتان دسترسی داشته باشید، استفاده از سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری (Cloud Storage Service) مانند دراپ باکس است که نصب و تنظیمات بسیار ساده‌ای نیز دارند.
این اپلیکیشن شخص ثالث (نرم افزار کاربردی ساخته شده توسط شخص دیگری به غیر از سازنده دستگاه تلفن همراه یا سیستم عامل آن) وابسته به هیچ یک از شرکت‌های مطرح در این زمینه مانند گوگل، اپل یا مایکروسافت نیست و به صورت کاملاً خصوصی ارائه می‌شود.
دراپ باکس در هر دو نسخه‌ی اندروید و iOS ، به سادگی فایل‌ها را بین دستگاه‌های فیزیکی شما و فضای ابری همگام‌سازی و ذخیره می‌کند و بنابراین شما می‌توانید بصورت آفلاین به آنها دسترسی داشته باشید. این برنامه همچنین با قابلیت Paper (یک ابزار یکپارچه برای ویرایش اسناد و همکاری. در مواردی که شما و همکاران‌تان به صورت گروهی در حال کار بر روی پروژه‌ی خاصی هستید بسیار مفید خواهد بود) نیز قابل ارائه است.
نسخه‌ی رایگان دراپ باکس، دو گیگابایت فضای ذخیره‌سازی در اختیار شما قرار خواهد داد. برای فضای بیش‌تر باید یکی از مدل‌های اشتراکی ماهانه ۸ دلار برای ۱ ترابایت و یا ماهانه ۱۷ دلار برای ۲ ترابایت حافظه را انتخاب کنید. این مبالغ در صورتی است که شما اشتراک یک سال را به صورت یک جا پرداخت کنید. اگر این مبلغ سالانه پرداخت نشود و تسویه‌ی آن ماهانه صورت گیرد، هزینه‌اش اندکی بالاتر خواهد بود. این اپلیکیشن را می‌توانید برای اندروید و iOS تهیه کنید.
Google Keep ؛ یک برنامه یادداشت‌برداری همه‌فن‌حریف
در برنامه‌های مدیریت زمان و انجام امور علاوه بر افزودن لیست کارهای‌تان، می‌توانید قابلیت‌تان در یادداشت‌برداری از آنها را هم بهبود ببخشید. گرچه در این زمینه موارد خوب زیادی وجود دارند اما ما می‌خواهیم گوگل کیپ (Google Keep) را معرفی کنیم. این برنامه تحت سیستم‌عامل‌های مختلف (اندروید، iOS و تحت وب) قابل اجراست. گوگل کیپ دارای سیستم کدگذاری رنگی ساده برای سازماندهی ایده‌های‌تان است و به شما اجازه می‌دهد تا یادآورها و عکس‌های مختلفی را به یادداشت‌های خود اضافه کنید.
علاوه بر ردیابی افکارتان، گوگل کیپ امکان به اشتراک‌گذاری یادداشت‌های‌تان را مهیا می‌کند تا به راحتی با دیگر کاربران همکاری کنید. ممکن است کاربران بخواهند لیست کارهای خود را ویرایش کنند و یا ایده‌های خود را به دستور کار جلسه بعدی اضافه کنند. یکی از ویژگی‌های بارز این اپلیکیشن این است که از آن جا که کیپ یکی از محصولات گوگل است، قابلیت استفاده از مجموعه‌ای قدرتمند و سریع از ابزارهای جستجوی رایگان را ارائه می‌دهد. گوگل کیپ را می‌توانید برای اندروید و iOS تهیه کنید.
Noisli ؛ پخش صداهای محیطی آرامش‌بخش
در دفاتر کار معمولاً صداهای مختلفی از صداهای ریز همکاران در بخش‌های مجاور گرفته تا صدای چرخ چرخ‌دستی‌ها در خیابان می‌توانند حواس‌تان را پرت کنند. اما صداهای پس‌زمینه‌ی خاصی وجود دارند که می‌توانند اثر این صداهای مزاحم را کاهش دهند. برای آن که از صداهای ریز محیط پیرامون‌تان، چه صدای پچ‌پچ در یک کافی‌شاپ باشد و چه صدای زوزه باد در شاخه‌های درختان خلاص شوید، می‌توانید Noisli را امتحان کنید.
با استفاده از این اپلیکیشن یک سیستم کشوئی ساده در اختیار خواهید داشت که به وسیله‌ی آن می‌توانید تعیین کنید چه صداهایی را با چه شدتی بشنوید. این برنامه تایمر هم دارد. بنابراین می‌توانید با استفاده از این قابلیت در شرایط کاری مختلف، صداهای پس‌زمینه متفاوتی را اجرا کنید. اگر اتصال‌تان به اینترنت هم قوی نیست، مشکلی نخواهید داشت چرا که Noisli به صورت آفلاین نیز قابل استفاده است.
شما در این برنامه حتی می‌توانید ترکیبی از صداهای مورد علاقه‌تان را ضبط و در مواقع دل‌خواه پخش کنید. این برنامه در نسخه‌های اندروید و iOS با قیمت ثابت ۲ دلار در دسترس است.
Doodle ؛ یافتن بهترین زمان برای برگزاری جلسات و رویدادها
پیدا کردن زمانی برای برگزاری یک جلسه به گونه‌ای که مناسب برای تمام افراد شرکت کننده در آن باشد معمولاً مستلزم صرف ساعت‌ها وقت و ارسال ایمیل‌های فراوان و تماس‌های تلفنی زیاد خواهد بود. Doodle این کار را به قدری ساده انجام می‌دهد که شما حس می‌کنید کاسه‌ای زیر نیم‌کاسه است.
نسخه رایگان Doodle کاملاً عالی کار می‌کند. با این حال، اگر تمایل دارید تا به طرح‌های سفارشی دسترسی داشته باشید و یا نسخه‌ی بدون تبلیغات را تجربه کنید می‌توانید اکانت پرمیوم را به قیمت ۴ تا ۶ دلار برای هرماه، به صورت سالانه خریداری کنید. این اپلیکیشن هم در نسخه‌های iOS و اندروید در دسترس است.
Shapr ؛ بهترین برنامه برای برقراری ارتباطات شغلی
در هر حرفه‌ای، انجام امور به صورت شبکه‌ای از اهمیت بالائی برخوردار است. برقراری ارتباط با افرادی که دارای منافع مشترک هستند، می‌تواند باعث ارتقای هرچه سریع‌تر شما در شرکت شده و یا منجر به ایجاد فرصت‌های شغلی بیش‌تر گردد و سابقه‌ی شغلی شما را بهبود دهد. Shapr به شما کمک می‌کند تا افراد جدیدی را در حرفه‌ی خودتان پیدا کنید.
این اپلیکیشن به روابط تجاری، شکل و شمایلی شبیه Tinder می‌دهد. همانطور که در برنامه‌های دوست‌یابی، شما پروفایل‌های کاربری مختلف را بررسی می‌کنید، در Shapr نیز این کار را با این تفاوت انجام خواهید داد که در این جا به دنبال ارتباطات حرفه‌ای مفید هستید. در این برنامه اگر شما شخصی با ویژگی‌های مدنظر خود پیدا کنید می‌توانید او را به صرف قهوه، ناهار و یا هرنوع قرار ملاقات کاری دیگری دعوت کنید.
این روش Tinder گونه برای همه مناسب نخواهد بود، اما نسخه‌ی پایه Shapr به صورت رایگان برای سیستم عامل‌های iOS و اندروید در دسترس است و هر کسی می‌تواند میزان کارایی آن در حرفه خود را امتحان کند. اگر از این برنامه راضی باشید ممکن است اکانت غیر رایگان آن را خریداری کنید که در این صورت باید مبلغ ۸ تا ۲۰ دلار برای هر ماه (بسته به این که یک، سه یا شش ماه یک بار خریداری می‌کنید) پرداخت نمائید. این اشتراک امکان جستجوی مکان‌هایی غیر از مکان فعلی خود، مشاهده کسانی که پیش از شما ابراز علاقه کرده‌اند، لغو انتخاب‌های اخیر خود و از این دست قابلیت‌ها را در اختیارتان قرار خواهد داد. همانطور که گفته شد می‌توانید از این اپلیکیشن در iOS و اندروید استفاده کنید.