چطور با مدیریت زمان بیشترین استفاده را از وقت خود ببریم؟

دغدغه مدیریت زمان برای انجام کارها امر تازه‌ای نیست. زمان متوقف نمی‌شود اما این انسان است که می‌کوشد با یافتن راه‌های مختلف بیشترین استفاده را از زمان ببرد.

همیشه بنظر می‌رسد که زمان به اندازه کافی نداریم؛ بخصوص برای آن‌هایی که شغل آزاد دارند این مسئله کمبود وقت پررنگ‌تر است. بسیاری از شاغلین همواره احساس می‌کنند زمان کافی برای انجام کارهای‌شان در روزهای کاری ندارند. معمولا وقتی برای کسب و کار یا سازمان دیگری کار می‌کنید، زمان خیلی معضل بزرگی نیست و تقریبا همه چیز طبق روال و عادی اتفاق می‌افتد؛ اما در کسب و کار خودتان اوضاع فرق می‌کند و بنظر می‌رسد که سرعت همه‌چیز ده برابر می‌شود. روزها، هفته‌ها و حتی سال‌ها بسرعت برق و باد و درچشم برهم زدنی می‌گذرند و البته کلید موفقیت و پیروزی شما این است که از ثانیه به ثانیه زمان‌تان در روز بهره ببرید.

دیوید هاول (David Howell) از فعالان حوزه کسب و کار به بررسی مسئله مدیریت زمان پرداخته است. او در بررسی‌هایش اذعان می‌کند که طی سال‌ها کتاب‌های متعددی درباره مدیریت زمان خوانده است و حتی تکنیک‌هایی نیز در این زمینه بکار گرفته است. دیوید می‌گوید که ظاهرا این تکنیک‌ها هیچ فایده‌ای برای او نداشتند و هنوز هم درگیر اولویت‌بندی کارهای روزانه‌اش است. از نظر این محقق آینده نگری چند هفته یا چند ماه قبل بسته به طول پروژه کاری که باید انجام داد کمک می‌کند تا بتوان زمان را برنامه ریزی کرد و بیشترین استفاده را از آن برد. روش اصلی که هاول برای مدیریت زمانش استفاده می‌کند تهیه لیست از کارهایی که باید انجام دهد و مطابقت این لیست با تقویم است.

با توجه به ابزار و اپلیکیشن‌های بیشماری که امروزه در دسترس کاربران قرار گرفته‌اند، بدون تردید مدیریت زمان نباید کار چندان سختی باشد. دیوید هاول جهت بررسی مسئله مدیریت زمان سراغ جامعه کسب و کارهای خرد رفته تا ببیند که چطور آن‌ها بیشترین بهره را از روزشان می‌برند و با چه ابزاری زمان را مدیریت می‌کنند.

تامی ادواردز (Tommie Edwards) موسس و بنیانگذار ایونت بری (EventBree) که یک سوپرمارکت آنلاین برای خدمات ایونت است می‌گوید:

بعنوان یک استارتاپ فناوری Event (ایونت) که بسیار پرمشغله است معمولا 24 ساعت در شبانه روز برای ما کافی نیست. من Storychief.io را پیدا کردم که یک پلت‌فرم نوشتن محتوا و توزیع است که بکمک آن تنها با یک کلیک ساده مقالاتم را به بیشتر از 25 کانال می‌فرستم. این سرویس خوانایی مقالاتم را بررسی می‌کند و پیشنهادات و اصلاحات لازم را می‌دهد. این پلت‌فرم امکان افزودن محتوا مانند پست اینستاگرام در داخل مقاله را دارد و توصیه‌هایی نیز برای سئو کردن (SEO) مقاله‌ها در اینترنت می‌دهد. با استفاده از این ابزار هر بار بیشتر از 6 ساعت در وقتم صرفه جویی می‌کنم.

ژولین پاروین (Julien Parven) مدیر بازاریابی Daisy SMB Services می‌گوید:

بیشتر کارکنان Daisy دورکاری می‌کنند و برای تحویل کارها باید بصورت مداوم باهم ارتباط و همکاری داشته باشند. ترلو (Trllo) ابزار آنلاینی برای مدیریت کارها است که بکمک آن مطمئن می‌شویم که تیم‌ها می‌توانند در اسرع وقت پروژه‌ها را پایش و مدیریت کنند. واسط کاربری ساده ترلو امکان پایش روند انجام کارها، به اشتراک گذاری نوشته‌ها، ایجاد چک لیست‌ها و تنظیم تاریخ سررسید برای کاربر دارد؛ به اضافه اینکه همه می‌توانند ببینند که چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام می‌دهد و بهترین ویژگی این اپلیکیشن رایگان بودنش است. ترلو در واحد بازاریابی Daisy کاربرد زیادی دارد و کارکنان به کمک آن می‌توانند حجم کاری را کنترل کنند و تعادل مناسبی بین کار و زندگی برقرار سازند.

ژانت ووهان ویلیامز (Xanthe Vaughan Williams) یکی از موسسان و رئیس موسسه روابط عمومی بین الملل Fourth Day از تقسیم کار بین تیم‌های کوچک چندنفره برای مدیریت زمان می‌گوید:

معمولا روال کاری در فورث دی (Fourth Day) کار در تیم‌های کوچک است که معمولا در قسمت‌های مختلف توزیع می‌شوند. از آنجایی که هر فرد ممکن است با گروه متفاوتی از افراد در یک پروژه جدا کار کند و فریلنسرها (freelancer) و شرکا نیز گاهی وارد میدان می‌شوند، گاهی اداره امور از کنترل خارج می‌شود و پیگیری کارهای تک تک افراد سخت خواهد بود.

برای حل این قبیل مشکلات از TeamGantt استفاده کردیم. TeamGantt یک ابزار مدیریت پروژه است که امکان بررسی و مشاهده حجم کار و زمان تحویل کار همه را در یک بازه زمانی میسر می‌سازد که تمام اعضای تیم به آن دسترسی دارند. این نرم افزار امکان بررسی کارها براساس زمان تحویل، فرد یا پروژه را دارد.

نیکولا کورونکا (Nicola Koronka) یکی از بنیانگذاران Missive می‌گوید:

همیشه سعی می‌کنم قبل از ترک محل کار لیست کارهای روز بعد را بنویسم. بعنوان موسس یک موسسه روابط عمومی شلوغ و پررفت و آمد، با مشتریان و تقاضاهای مختلفی سروکار دارم. سعی می‌کنم همان اول صبح «قورباغه‌ام را قورت دهم»؛ سخت‌ترین کار لیست که چندان هم خوشایند نیست را انتخاب کرده و پیش از هرکاری آن را انجام می‌دهم. پس از آن همه چیز راحت‌تر بنظر می‌رسد. همچنین مسؤلیت را بدرستی به اعضای تیم محول می‌کنم. شاید ساده بنظر برسد اما بنیانگذاران زیادی را می‌شناسم که برای واگذاری مسئولیت تلاش و تقلای زیادی می‌کنند و این روش کار کردن نه تنها ناپایدار است بلکه موجب منحرف شدن سایرین از مسیر اصلی نیز می‌گردد.

گیلز بویسلت (Gilles Boisselet) مدیر ارشد فروش و شریک خلاق موسسه Unit 9 در رابطه با شیوه‌های مدیریت زمان می‌گوید:

با فکر کردن و نوشتن با صدای‌تان همچون یک فیلسوف یونانی شوید. بیشتر ما زمانی که نوبت به نوشتن می‌رسد از قلم و کاغذ فراری می‌شویم. تقریبا تایپ کردن با کامپیوتر جای نوشتن با دست و قلم را گرفته است و به لطف پیشرفت در فناوری تشخیص صدا، امروزه اپلیکیشن‌های زیادی هستند که صدای‌تان را به رشته تحریر در می‌‌آورند و تایپ دستی دیگر بنظر بی‌فایده می‌رسد؛ اما این کار صرفا روشی برای صرفه جویی در زمان نیست.

وقتی آنچه که می‌خواهید بدون استفاده از نوشتن روی کاغذ آمده و تحریر می‌شود، می‌توانید ذهن‌تان را بیشتر باز کنید و روی موضوع مدنظر بیشتر متمرکز شوید. یا به عبارت دیگر، می‌توانید با صدای‌تان فکر کنید. حتی بهتر از این، با استفاده از گوگل داک (Google Doc) حین راه رفتن یا حتی ورزش کردن جملات‌تان را از طریق گوشی هوشمند بگویید تا نوشته شوند. البته متن نهایی بدون غلط نیست و نیاز به ویرایش خواهد داشت. اما تقریبا 80 درصد کار انجام شده است؛ تنها کمی ریزه کاری نیاز دارد تا متن تمیز و یکدستی داشته باشید.

استیسی جکسون (Stacey Jackson) موسس StaeFit fitness وایت بردها را بسیار مهم می‌داند:

وایت برد، وایت برد، وایت برد. شاید قدیمی و متعلق به دوران مدرسه باشد اما هنوز هم جواب می‌دهد چرا که کارکردی کاملا بصری دارد. وایت برد به مردم انگیزه می‌دهد تا ضرب العجل‌های‌شان را رعایت کنند. ما در محیط کارمان دفتر یادداشت روزانه‌ای داریم که تمام اطلاعات کارهای روز را در آن می‌نویسیم؛ بدین ترتیب همه می‌دانند که من در جلسه‌ام، در استودیو هستم یا برای آوردن بچه ها از مدرسه رفته‌ام. این کار واقعا باعث صرفه جویی در وقت می‌شود.

میشل مک کارتی (Michelle McCarthy) موسس و بنیانگذار رسانه Rowdy Bird می‌گوید:

کار ما حول خلاقیت می‌چرخد و خیلی سخت است که از موج بیرحمانه ایمیل‌ها جان سالم بدر ببریم. از دو سال پیش که با ActiveInbox آشنا شدم به معنای واقعی کلمه زمان سروکله زدن با ایمیل به نصف رسیده است؛ بطوریکه فکر و ذهنم باز شده و می‌توانم ایده‌های جدید بدهم. ActiveInbox ویژگی‌های بسیار عالی و فوق العاده‌ای دارد اما در یک کلام ActiveInbox نرم افزار مکمل جی میل است که ایمیل‌تان را به یک تسک منیجر (Task manager) تبدیل می‌کند.

آنا کینگ (Anna King) مدیر اسکریپسی (Scripsy) نیز از شیوه خودش در مدیریت زمان و انجام کارها می‌گوید:

اگر عملا درکی از گذران زمان‌تان نداشته باشید هیچ‌گاه بهره کیفی از زمان‌تان نخواهید برد. به لطف اپلیکیشن پیشرفت پروژه زمان اتومات تایملی (Timely) هیچ‌گاه بهره وری‌تان به هدر نخواهد رفت. این اپلیکیشن هوش مصنوعی کل روز کاری‌تان در جلسات، تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، مکان جغرافیایی، وب‌سایت‌ها و اپلیکیشن‌های کاری را دنبال و بررسی می‌کند تا رکورد زمانی کاملی برای کارتان ارائه دهد. سپس با این رکورد از نحوه سپری کردن زمان، می‌توانید متوجه ناکارآمدی‌ها شده، هزینه واقعی پروژه‌ها را برآورد کنید و کارایی و تاثیر تغییرات عملیاتی ایجاد کرده را دنبال کنید.

تیا پاراسکوایدز (Thea Paraskevaides) یکی از موسسان بیمونت موزیک (Beaumont Music) در رابطه با مدیریت زمان معتقد است:

با داشتن منابع و پرسنل محدود، باید یاد بگیرید که چه کارهایی را برون سپاری کنید و چه کارهایی را در شرکت خودتان انجام دهید. برای آنکه بیشترین استفاده را از روزم ببرم مطئمن می‌شوم که کاری که اگر کس دیگری غیر ازخودم انجام دهد مرا راضی می‌کند، توسط کسی غیر از خودم انجام شود. ما از سایت‌هایی مانند Fiverr و PeoplePerHour برای برون‌سپاری کردن کارها و سپردن‌شان به فریلنسرها استفاده می‌کنیم که گاهی کارهای بسیار کوتاه مدت مثلا یک یا دوساعته هستند. البته نکته مهم این است که این فریلنسرها متخصصان و کارشناسان رشته خودشان هستند که با همدیگر رقابت می‌کنند. یعنی یک روش رقابتی و بسیار کارآمد در کار. در یک روز تا بیش از 20 نفر برای ما کار می‌‌کنند بدین ترتیب می‌توانیم شرایط را مدیریت کنیم. می‌توان گفت که من درحال حاضر تیمی از افرادی در سراسر دنیا دارم که تقریبا در هر ساعتی از شبانه روز می‌توانم انجام کاری را به آن‌ها بسپارم.

ریچارد کوک (Richard Cook) مدیرعامل Champion Communications در گفتگو با دیوید به پلت‌فرم نرم افزاری اشاره می‌کند:

ما در سال جاری از پلت‌فرم نرم افزاری بنام Monday.com استفاده کردیم که واقعا کسب و کار ما را متحول ساخت. این نرم افزار برای مدیریت پروژه، مدیریت بودجه و ارتباطات با مشتریان بکار می‌رود. نرم افزاری تحت فضای کلود/ابری (cloud) که دیگر نیازی به داشتن تعداد زیادی سند و نوشته متفاوت ندارد؛ چرا که همه چیز در یک مکان منسجم شده است. مشتریان از مشاهده روند تمام امور لذت می‌برند درنتیجه زمان کمتری صرف پرسش و پاسخ شده و زمان بیشتری به نتایج اختصاص می‌یابد.

سخن پایانی

به راحتی و با به‌کار بستن روش‌های بالا می‌توانید زمان خود را مدیریت کنید. در بخش نظرات، دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید.