یکی از چیزهای مهم در مورد اسناد گوگل این است که این یک پلت فرم بسیار مشارکتی است، که در آن به کاربران اجازه می دهد تا همزمان با هم کار کنند و به تغییرات منعکس شده در زمان واقعی برسند.برای اکثر موارد، ویژگی های مشترکی بسیار عالی هستند، اما اگر در استفاده از اسناد گوگل مصر هستید، به روز رسانی های اخیر ممکن است برای شما مهم باشد.
گوگل به بخش اسناد، صفحات و اسلایدها ویژگی های جالب جدیدی اضافه کرده است، تعقیب کردن همکاری های مشترک میان برنامه های کاربردی گوگل.
به طور خاص، گوگل سامانه جدیدی را معرفی کرده است تا مشخص کند تمامی افراد روی کدام نسخه کار می کنند تا اطمینان حاصل شود که آنها به معنای واقعی کلمه در همان صفحه قرار دارند.
به همین منظور، اسناد گوگل اکنون کاربران را قادر می سازد تا به نسخه های جدید یک سند نام های مورد نظر خود را قرار دهند تا فرد بتوانند در یک نگاه به سادگی ببینند که آیا به عنوان مثال یک سند هنوز ‘پیش نویس’ است یا نه ‘نهایی’ شده است. با یک فهرست “تاریخچه نسخه” می توان نسخه های مختلف یک سند را ردیابی کرد. (در یادداشت های قبلی گوگل این مفهوم تحت عنوان “تاریخچه ویرایش ها” نامیده می شد.)
قابلیت نام گذاری سفارشی نسخه های مختلف یک سند، یک راه عالی برای حفظ سابقه تاریخی از پیشرفت تیم شما است. این نیز برای برقراری ارتباط زمانی مفید است که یک سند واقعا نهایی باشد.
علاوه بر این نیازی نیست هر ویرایشی را تایید کنید. گوگل قابلیت پذیرش یا رد تمام پیشنهادات را با یک کلیک اضافه کرده است. و اکنون شما می توانید در هنگام کار بر روی دستگاه تلفن همراه خود از طریق منوی سه نقطه ای (پایین سمت راست) در اسناد، ویرایش های لازم را انجام دهید.
سایر ترفندهای جزئی شامل امکان پیش نمایش یک نسخه پاک شده از یک سند با یک کلیک کردن است (یعنی سند بدون ویرایش یا نظر در سراسر آن است، بنابراین شما می توانید در یک نگاه ببینید که چگونه به پایان خواهد رسید).
ارزش افزوده
گوگل همچنین قالب های جدیدی را اضافه کرده است که با افزونه هایی ساخته شده اند که برای اسناد و صفحات استفاده می شوند. ایده این است که قادر به اضافه کردن افزونه ها باشد که گردش کار شما را ساده کند، مانند یک قالب برای NDA (توافق عدم افشای) با یک افزودنی ساخته شده در DocuSign برای تسهیل امضا.
این امر می تواند منجر به صرفه جویی در زمان واقعی بسیاری از کسب و کارها شود، و همچنین می تواند قالب پیش فرض اسناد شما باشد که بدین ترتیب شما قادر خواهید بود اسناد خود را با افزونه های یکپارچه ایجاد نمایید.
در نهایت برای کاربران سازمانی، گوگل توانمندی مشخصه “کاوش” را با ادغام فناوری جست و جوی ابر گوگل، افزایش داده است. این کار با به کارگیری یادگیری ماشین برای استخراج فایل ها یا اطلاعات مربوطه از تمام برنامه های G Suite (از جمله جیمیل و تقویم گوگل) انجام می شود که در نهایت منجر به تجربه جست و جوی خیلی بهتر می شود.
این تغییرات به میزان قابل توجهی منجر به افزایش بهره وری خواهد شد و البته همکاری موثرتر در G Suite را تسهیل خواهد کرد.