مدیریت ایمیل ها کار آسانی نیست. چند سال پیش بود که در یک روز ناگهان 1000 عدد ایمیل برایم آمد. من موقع استفاده از آدرس ایمیلم در انجمن های آنلاین بسیار مواظب هستم. اما هر دفعه که به یک کنفرانس می روم یا در یک رویداد صنعتی شرکت می کنم، چندین و چند ایمیل مختلف دریافت می کنم و به لطف یکی از “دوستانم” ایمیل هایم مدیریت می شود.
فرقی نمی کند که شما چقدر مواظب باشید. اگر شما سخت کوشی نکنید، مدیریت صندوق دریافت ایمیل های شما به راحتی از کنترل تان خارج می شود. و زمانی که خیلی پُر شود، ایمیل هایی که می خواستید ببینید را از دست می دهید، زیرا آنها در توده عظیمی از ایمیل های دیگر دفن می شوند.
اکنون نرم افزار جدیدی آمده است که به شما در پیدا کردن ایمیل های مورد نظرتان در میان شلوغی این همه ایمیل کمک می کند. نام این نرم افزار ” آسترو ” است. این نرم افزار اندروید وiOS یک دستیار دیجیتال با هوش مصنوعی بالا می باشد که به شما یاد آوری می کند به ایمیل هایی که از جانب دوستان تان دریافت می کنید پاسخ دهید و همچنین پیشنهاد می کند که ایمیل های تبلیغاتی شما که هرگز باز نمی کنید را لغو اشتراک کنید.
من تقریباً یک ماه است که از این نرم افزار استفاده می کنم و بسیار متحیر شدم. در نگاه اول مثل بقیه نرم افزارهای مدیریت ایمیل است، اما بسیار بهتر و هوشمندانه تر می باشد. در این نرم افزار پیام های شما به دو دسته صندوق دریافت تقسیم می شوند: یک صندوق با نام “اولویت” که پُر از پیام هایی است که نرم افزار فکر می کند شما می خواهید آن ها را چک کنید و یک صندوق دیگر هم با نام “سایر” که ایمیل های کم اهمیت تر در آن قرار می گیرند. این برنامه همچنین برخی از ویژگی های دیگر مانند ردیابی ایمیل و به تعویق انداختن ایمیل ها را هم ارائه می دهد.
این نرم افزار فوق العاده است، اما از همه جالب تر زمانی است که صحبت از “دستیار دیجیتال شخصی” آن به میان می آید. وقتی این قسمت را فعال می کنید، این دستیار پیشنهادات هوشمندانه ای را با توجه به نحوه‌ی استفاده شما از صندوق دریافت تان به شما ارائه می دهد. به عنوان مثال امروز ” آسترو ” از من پرسید که آیا تمایل دارم پیام هایی را که از سایت Grubhub برایم ارسال می شود بایگانی کند؟ زیرا به نظر می رسید که مدتی است من آنها را نمی خوانم یا اینکه اصلاً نمی دانستم که عضو این سایت شده ام. همچنین پیشنهاد کرد که دوستم “آلیسون” را به فهرست مخاطبین ویژه ام اضافه کند، زیرا به نظر می رسید که ما به طور مکرر با هم در تماس هستیم.
بله، من خودم هم می توانستم دست به کار شوم و همه این کار ها را به تنهایی انجام دهم؛ اما آیا وقت و حوصله چنین کارهایی را داشتم؟ احتمالاً نه. خیلی های دیگر هم مثل هستند که نه فرصت و نه حوصله این کار را دارند. بنابراین بهترین گزینه برای مدیریت ایمل های شان “آسترو” است.